Az üzleti közönség számára történő írás nem ugyanaz, mint egy levél írása egy barátnak. A levél célja különbözik - általánosságban, bizonyos információkat továbbítunk, vagy kérni valakit egy adott művelet végrehajtására - és bizonyos formai és stílusbeli elvárások vannak. Gyakran előfordul, hogy az üzleti levél az első benyomás, amit valakinek csinál, ezért fontos, hogy helyes legyen.
Mi az üzleti levél?
Az üzleti levél minden olyan levél, amelyet egy szervezet küld egy másik szervezetnek, vagy levelezést egy szervezet és ügyfelei, beszállítói és más felek között. Egy levél, amelyet a munkája részeként ír, üzleti levélnek minősül, de minden olyan levelet, amelyet egy üzleti, szervezeti, közösségi csoport vagy magánszemély részére szakmai környezetben küld, ebbe a kategóriába is beletartozik. Az elsődleges teszt a tartalom egyike: az Ön címzettje érdekli-e azt, amit írsz, amennyiben befolyásolja a munka életét? Ha igen, akkor a levél üzleti levélnek minősül.
Miért kell írni egy üzleti levelet
A vállalkozások az ügyfelek, az ügyfelek, a beszállítók és az érdekelt felek részére fontos információkat továbbítanak. Például rendelhetnek árut a gyártótól, frissíthetik az ügyfelet a megrendelésük állapotáról, leírhatják a vállalat feltételeinek jelentős változásait, azonosíthatják a felmerült problémát, vagy közvetítenek goodwillt. Sok üzleti levél tartalmazhat egy cselekvési felhívást, vagyis a levél konkrét információkat vagy választ fog kérni a címzetttől.
Az egyének az üzleti levélformátumot választják, ha egyértelműen és professzionálisan kell írni. Ilyen például a munkaalkalmazás, az önéletrajz, a panasz, a lemondási levél, a referencia levél, a hivatalos elkötelezettség elfogadása vagy visszavonása, vagy a vállalkozástól származó információk kérése. Ami ezeknek a leveleknek közös, az az elvárás, hogy tömör és konkrét lesz, nem pedig kreatív vagy emlékezetes az írási stílusodban.
Üzleti levél formátumai
Az Egyesült Államokban működő vállalkozások a következő négy általános levélformátum egyikét használják. Ezek közül a blokkstílus a legnépszerűbb.
Blokk betűformátum: A blokk betűs stílusban az összes szöveg egybeesik a bal oldali margóval. A levelet úgy fogjuk strukturálni, hogy a sorszöveg egyetlen távolságra legyen, és a bekezdések kettős távolságban vannak. A margók tipikusan egy-egy hüvelykes beállítással rendelkeznek, bár egyes vállalkozások ezt változtatják a házstílusukhoz.
Félblokk formátum: A félblokk megegyezik a blokk formátummal, kivéve, hogy az egyes bekezdések első sora be van vonva.
Alternatív blokk betűformátum: Ez a formátum szorosan követi a blokk formátumát, kivéve, hogy a dátum, az ingyenes zárás ("őszintén") és az író neve, címe és aláírása megjelenik az oldal jobb oldalán. Hacsak nem fejlécet használ, az író visszatérési címe is megjelenik a jobb oldalon.
Egyszerűsített levélformátum: Egy másik változat a blokk formátumban, az egyszerűsített stílus elhagyja a nyitó üdvözletet ("Kedves Mr. Smith:"). Válassza ezt a formátumot, ha nincs a címzett neve.
A címzettek üzleti levélben való címzése
Egy üzleti cím megadása egyetlen címzettnek viszonylag egyszerű. Egyszerűen írja be a címzett nevét és címét az oldal bal oldalán található belső címblokkba. Nyisd meg a levelet az üdvözléssel: "Kedves úr / asszony /. Vezetéknév:" vagy "Tisztelt Hölgyem / Uram!" "Jegyezze fel a kettőspontot az üdvözlés végén - csak egy személyes levél vesszőt használ; egy üzleti levél mindig kettőspontot használ.
Elfogadható, ha a személy nevét írja elő, ha a címzettnél az első névre van szüksége, például többször találkozott, és jól ismeri a személyt. Ebben az esetben az Ön üdvözlése olvassa el: "Kedves József:" Ne nyúlj el azonnal egy névhez; ez durva.
Ha több címzettet szeretne ugyanabban a levélben címezni, válassza az alábbi lehetőségek egyikét:
Ahol a címzettek ugyanazon a helyen dolgoznak: Írja be az egyes címzettek címét, nevét és (adott esetben) a munkaköri címet, majd a belső címblokkban lévő egyetlen cégcímet. Az üdvözléshez az egyes címzettek nevét ugyanabban a sorrendben kell felsorolni, mint amilyeneket a címben talál.
Példa:
Sophia Proctor, vezérigazgató Martyn Byrne, értékesítési igazgató Dr. Regan Coulson, marketingmenedzser ABC Limited Város utca Townsville, Kentucky 395494
Kedves Ms. Proctor, Mr. Byrne és Dr. Coulson:
Ahol a címzettek különböző címeken dolgoznak: Minden címzettnek meg kell kapnia a saját levelét, így ugyanazon kommunikáció több példányát kell készítenie. A záró - "cc:" - után a többi más címzett nevének felsorolásához használja a szén-dioxid-másolást. A feljegyzés lehetővé teszi, hogy minden címzett tudja, ki a többi címzett.
Példa:
Sophia Proctor, vezérigazgató ABC Limited Város utca Townsville, Kentucky 395494 Kedves Ms. Proctor: A levél teste Tisztelettel, Jane Doe Cc: Martyn Byrne, értékesítési igazgató, Dr. Regan Coulson, marketingmenedzser
Ha sok címzett van: Ha sok címzettnek, például egy igazgatótanács tagjainak írásban ír, akkor egy levelet kell írni, és azt a csoport egészére címezni. Az üdvözlésnek utalnia kell az emberek testére is, például a "Kedves értékesítési osztály" vagy "Kedves közösségi kapcsolattartó csapat". Használjon egy elosztási blokkot a levél végén, hogy felsorolja azokat az egyes csoporttagokat, akiknek el kell olvasniuk a levelet.
Példa:
Igazgatóság ABC Limited Város utca Townsville, Kentucky 395494 Tisztelt tagjai: A levél teste Tisztelettel, Jane Doe Terjesztés: Sophia Proctor Mr. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Mrs. Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Mr. Cohen Andersen
Az üzleti levél különböző részei
Akár blokk formátumot, akár más stílust használ, az üzleti levélnek tartalmaznia kell a következő részeket:
Fejléces vagy visszatérő cím: A vállalatok általában nyomtatott papírt használnak, amely a lap tetején egy speciálisan kialakított logót vagy fejléces papírt tartalmaz. A fejlécen szerepel a szervezet címe és elérhetősége. Ha nem használ fejlécet, írja be a nevét és címét a levél bal felső sarkában. Elfogadható, de nem kötelező a telefonszám és az e-mail cím felvétele, ha ez hasznos lenne a címzett számára.
Dátum: Írja be a dátumot egy hónapos nap formátumban közvetlenül a visszatérési cím alatt. Mivel más országok a nap-hónap-év formátumot használják, elkerüljék a zavart, ha a dátumot szó szerint írják le, nem pedig számjegy formájában - "2018. június 28."
Belső cím: Írja be a címzett nevét, cégnevét, címét és irányítószámát. Adjon meg adott esetben egy munkakört. A szabványos üzleti irodaszerek használatakor mindig igazítsa a belső címet a bal oldali margóhoz. Ez azt jelenti, hogy a cím megjelenik a boríték ablakában, három részre hajtva.
Üdvözlés: Ne felejtsd el használni a kettőspontot a fentiekben leírtak szerint.
Tárgy sor: Egy opcionális tantárgy hozzáadásával a címzett megértheti, hogy mi a levél gyorsan. Íme egy példa:
Kedves Mr. Phillips:
Álláskérelmezési csomag kérése
Test: Ez a hely, ahol a gumi megfelel az útnak. Kezdjünk egy rövid nyilatkozattal, amely leírja, hogy miért írsz, majd egy sor olyan bekezdést, amely felvázolja a problémát. Tartsa tömören a levelet. A legtöbb üzleti levél esetében két-öt bekezdés ideális.
Ingyenes bezárás: Különböző lehetőségei vannak egy üzleti levél lekerekítésére. Íme néhány példa:
- Üdvözlettel,
- Tisztelettel,
- Tisztelettel,
- Tisztelettel,
- Szívélyes,
- Legjobbakat kívánom,
Aláírás: Nyomtassa ki a nevét és a munkakörét, és hagyjon helyet a beírt név és az ingyenes bezárás között. Ebben a térben aláírod a nevedet.
Szekrények és szénmásolatok: Tartalmazza a cc-t: ha másolatot küld a levélnek valakinek. Ha bármilyen dokumentumot csatolunk a levélhez, írja be a "Enclosure" vagy "Encl." aláírási blokk alatt.
Hogyan írjunk egy üzleti levél testét?
Bármi legyen is az üzleti levél célja, elengedhetetlen, hogy a levél szövege egyértelmű legyen és tömör legyen. Értsd meg, hogy a címzett elfoglalt, és valószínűleg átmegy rajta. Szerelje fel a levelet a logikai bekezdésekben - egy ötletet a bekezdésben -, így a címzett gyorsan eljuthat az alsó sorba.
A tömör azonban tompa; diplomáciai és professzionális hangon kell törekednie. Tekintsük a két példát:
Gondos mérlegelés után úgy döntöttem, hogy elfogadok egy másik cégnél. Az ABC cégnél fogok dolgozni.
A második változat tömör, de túlságosan közvetlen és szükségtelenül durva. Lehet sérteni az olvasót. Az első példa, bár kevésbé tömör, több tiszteletre méltó.
Miután elkészítette a pontokat a levél testében, készítsen egy cselekvési felhívást, egy rövid nyilatkozatot, amely leírja, hogy mit szeretne most történni. Ne feledje, az olvasó foglalt. Ne hagyd kitalálni, hogy mit kell tennie. Íme néhány példa:
Ha elfogadja ezt a javaslatot, kérjük, válaszoljon május 31-ig. Ha szeretné, hogy az XYZ szolgáltatásait sikeresen használó személyek elérhetősége legyen, írjon nekem a [email protected] címre.
Hang és nyelv beállításai
Az üzleti levelek nyelve nyugodt, beszélgetési stílustól a jogi levelezésben talált hiperformális, technikai stílusig változik. A leghatékonyabb üzleti levelek egyensúlyt teremtenek a két szélsőség között. Bár az üzleti levelek idővel kevésbé formálisak, a túlságosan alkalmi írás nem szakszerű és bizonytalan. A túlságosan formális írás viszont elidegenítheti az olvasókat, akik nem érthetik meg az adott iparági nyelvet, a terminológiát és a megfogalmazást. Mint minden írásnál, meg kell egyeznie a hangot a közönséggel. Ez sok mozgásteret ad a választott stílushoz.
Hacsak nem dolgozol egy olyan formális iparágban, mint a bankszektor, akkor a mindenkori szavak helyett a "kezdő" helyett a "vége" helyett a "végződés" és a "próbálkozás" helyett a "kezdő" helyett a mindennapi szavakat kell használni. "törekvés." Az egyszerű megtartása ellentmondásosnak tűnhet, mivel a legtöbb ember a szakmai szókincset hosszabb és összetettebb szavakkal társítja. Az egyértelműség azonban kulcsfontosságú. Sokkal fontosabb, hogy a címzett megértse a leveleit a lehető legkisebb erőfeszítéssel, mint a lenyűgöző szókincs bemutatása.
Kerülje az olyan összehúzódásokat, mint az "Én", "nem" és "nem", kivéve, ha a vállalat saját stílusának sajátos jellemzője. Egyes cégek inkább inkább informális hangot használnak, amikor a fogyasztóknak írják a beszélgetést; mások inkább formális hangot adnának. A következetesség kulcsfontosságú. Ha egy másik írási módot szeretne, akkor biztosan kommunikáljon a stílusválasztásánál a szervezeten belül, és győződjön meg róla, hogy mindenki ugyanazt a stílus útmutatót követi.
Példa egy üzleti levélre
Mindezt együtt, itt egy példa rövid blokk formátumú üzleti levélre:
Mr. Kurt O'Ryan ABC Limited Város utca Townsville, Kentucky 395494 2018. január 11. Kedves Mr. O'Ryan: Még egyszer írok, hogy köszönetet mondok a Townsville "Grow Wild" közösségi tájékoztató programjában nyújtott aktív támogatásért. Visszajelzése, konstruktív kritikája és értékes tapasztalata jelentősen hozzájárult a projekt sikeres megvalósításához. Most már teljes finanszírozást kaptunk a nyomon követési projektünkhöz, amely ideiglenesen „Természet az Ön ajtaján” címmel. Örülnénk, ha egyetértene abban, hogy folytassa az együttműködést ebben a projektben. Biztosan használhatnánk a betekintést és a szakértelmét. Rövid brosúrát csatolok, amely leírja az elismerésedre vonatkozó javaslatot. Szeretnék találkozni veled, hogy megvitassuk a következő lépéseket, és a jövő héten hívják meg irodáját, hogy ütemezzen egy találkozót. Előre is köszönöm a figyelmet. Tisztelettel, Jane Doe Encl:
