A dokumentum-ellenőrzési eljárások kritikusak a számlák fizetése során. Segítséget nyújtanak annak biztosításában, hogy az összes beszámolót számlázó számlát helyesen rögzítsék a számviteli főkönyveléshez, és a számlákkal kapcsolatos kifizetéseket időben. A beszedési számlák feldolgozásának írásbeli eljárása segít a hibák feldolgozásában bekövetkező hibák enyhítésében és a késedelmes fizetések elkerülésében.
Dátum-bélyegző a számla
A napi postai küldemény megnyitásáért felelős személynek minden folyószámla számláját be kell bélyegezni az aktuális napi dátummal. A dátum-bélyegzés lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse a számla fizetésének idejét a vállalatnál. A számla dátumot bélyegző személynek számításba kell vennie a számla kiállítás dátuma és a beérkezett dátum közötti jelentős időbeli különbségeket. A késedelmes fizetés elkerülése érdekében a generáció után hetek után postázott számlákat gyorsan le kell nyomni a fizetési folyamaton keresztül.
Kódolja a számlát
A költség létrehozásáért vagy kezeléséért felelős alkalmazott írja a megfelelő főkönyvi fiók kódját a számlán, és összehasonlítja a számlát az adott költségszámla fennmaradó költségvetésével. Ha a számla feldolgozása után a főkönyvi számla meghaladja a költségvetést, a munkavállalónak magyarázatot kell adnia a számla túllépésére.
Számla jóváhagyása
A menedzserek felelősek az ellenőrzési körükbe tartozó összes számlák ellenörzéséért és jóváhagyásáért. A menedzser a számlán szereplő kódolást pontosságra és az alapossággal kapcsolatos költségvetés túllépésének magyarázatára értékeli. A kezelő ezután megnevezi a számlát, és elszámolja a számlát, hogy a könyvelő tudja, hogy a menedzser jóváhagyta a fizetési számlát.
Készítse elő a csekket
A könyvelő megvizsgálja a számlát, hogy biztosítsa a megfelelő jóváhagyások és a túlkínálat magyarázatát a számlán. A könyvelő szintén ellenőrzi a számla kódolását, és megkérdőjelezi a hibás kódolást. Miután a könyvelő elégedett volt a számla jóváhagyásával és kódolásával, kifizetésre készít egy csekket.
Az üzleti ellenőrzéseknek tartalmaznia kell két ellenőrző csonkot: egy ellenőrző csonkot a kibocsátó számára és egy ellenőrző csonkot a címzett számára. Az ellenőrző csonknak tartalmaznia kell a számla dátumát, a számlaszámot és az üzleti számlaszámot, ha az eladó hozzárendelte. A kibocsátó ellenőrző csonkja szükség esetén tartalmazhatja a főkönyvi kódolást. Készítsen egy másolatot a számláról saját nyilvántartásaihoz, és vágja le a kibocsátó ellenőrző csonkját a számla tetejére. A számla másolatának elkészítése könyvvizsgálói vagy számviteli kutatás esetén a költség támogatására.
