A fizetendő számlák a pénzügyi nyilvántartásai kritikus részét képezik, és csalás nélkül kezelhetők, gondos megbékélés és felügyelet nélkül. Erős számlázási ellenőrzési eljárások biztosíthatják a számlázási kifizetések pontosságát és időszerűségét. A legjobb fizetendő könyvvizsgálati eljárások lehetővé teszik a napi ellenőrzések, a rutin belső ellenőrzések és a külső ellenőrzési eljárások keverékét.
Rutin eljárások
A fizetendő számlákat naponta ki kell egyensúlyozni a kifizetések és a rögzített bejegyzések egyeztetése érdekében. A kifizetett teljes összeg és a rögzített teljes összeg közötti különbséget azonnal meg kell vizsgálni és egyeztetni kell. A fizetési kötelezettségekben részt vevő minden egyes személy irányítási felügyeletének szigorúnak kell lennie, és tartalmaznia kell a tevékenységek rutinszerű ellenőrzését. A vezetőket fel kell képezni arra, hogy vigyázzanak arra, hogy a számlázó személyzet hibás viselkedését jelzi-e.
Az ellenőrzési nyomvonal létrehozását segítő kijelentkezési eljárásokat be kell vezetni. Ezeknek az aláírásoknak magukban kell foglalniuk a napi egyeztetések, a havi eltérésekről szóló jelentések és a nagy ügyletekre vonatkozó egyéni bejelentések kezelésének felülvizsgálatát, hogy az összes információ helyes legyen.
Belső ellenőrzések
A fizetendő számlák belső ellenőrzésének tartalmaznia kell az aláírási követelményeket a fizetési összegek szerint. Fontolja meg az aláírási követelmények több szintjének alkalmazását. Például lehet, hogy számviteli menedzser aláírását kérheti az 5000 dollárt meghaladó tételeknél, a 10 000 dollárt meghaladó tételekre vonatkozó végrehajtó aláírást és a 25 000 dollárt meghaladó összegű kettős aláírás követelményét. A maximális haszon érdekében illessze alá az aláírási követelményeit a bevételi összegeivel és a vállalkozásának csalással szembeni érzékenységére.
Rendeljen rendszeres ellenőrzési eljárásokat a fizetendő számlákra. A pontosság érdekében az egyedi kifizetések helyszíni ellenőrzéseit is be kell vonni. Például naponta ellenőrizze az öt kötelezettséget, és ellenőrizze a fizetési összeget és a kedvezményezett adatait, és gondoskodjon arról, hogy a számviteli nyilvántartások helyesen legyenek kitöltve.
A havi vagy pénzügyi időszak végén a könyvelés lezárási folyamata során az összes fizetendő számla aláírási eljárást, ideértve az összesített összegeket és a számlák egyeztetéseit is, foglalja magában. Továbbá, tartson folyamatos jelentést, amely figyeli a fizetési szinteket a fizetendő feldolgozásból. Ha a fizetési szintek hirtelen növekednek vagy csökkennek, az okok automatikus vizsgálata megakadályozhatja a lehetséges problémákat.
Külső ellenőrzések
A legtöbb külső ellenőrzés a vizsgálati területként fizetendő számlákat tartalmazza. A külső ellenőrzéseknek részletes beszámolót kell készíteniük a számlákról, és nyomon kell követniük a részleteket az összes számviteli nyilvántartásból az összesített összegre, és tartalmaznia kell a banki kivonásokat. A mélyreható teszteléshez válassza ki a kiválasztott elemeket. A kifizetések kézhezvételének ellenőrzése érdekében vegye fel a kapcsolatot a kiválasztott kedvezményezettekkel. Ezenkívül a rutin egyeztetéseket felül kell vizsgálni a pontosság és a logikai feldolgozás szempontjából. A nagy eltérésekkel való bármilyen összeegyeztetést teljes egészében meg kell vizsgálni.
A külső ellenőrzéseknek meg kell vizsgálniuk a be nem jegyzett kötelezettségeket. Fontolja meg az összes számla kijelölését egy meghatározott küszöbérték felett és a rutinszámlák véletlenszerű kiválasztását a mélyreható felülvizsgálathoz. Nézze meg a kifizetési feljegyzéseket, a visszatérítésekre vonatkozó jóváírásokat, a beérkezett, de nem számlázott árukat, valamint a számlára vonatkozó számlákat. Győződjön meg róla, hogy minden számla helyesen van rögzítve a megfelelő időszakban. Tekintse át a fiókot, hogy megnézze, hogy az szerepel-e kötelezettségként, vagy ha megfelelően zárta-e ki az időszakból.
