A szervezetek a kezdeti jelentéseket felhasználják az egyes projektek vagy munkahelyek előrehaladását a tevékenység megkezdése után. A kezdeti jelentés összetevői az értékelt projekt vagy munka típusától függően változnak. A kezdeti jelentés szerzői olyan általános alapelemek közül választhatnak, amelyek relevánsak a dokumentumban való részvételhez. Ezek magukban foglalhatnak egy bevezetőt, egy olyan szakaszt, amely frissíti az előrehaladást, magyarázatot ad az értékelési módszertanról, a megfelelőségi szakaszokat, a pénzügyi részleteket és a további igényeket. A jelentés összefoglaló értékeléssel és a vonatkozó mellékletekkel zárulhat.
A projekt bemutatása
Ahogy a neve is mutatja, a "kezdet" jelentés ismerteti a projekt elindítása során elért előrehaladást. A bevezetés leírja a projektet és annak célját, és tartalmazhatja a kezdeti értékelés célját és a feltett kérdések másolatát.
Módszertan
A jelentésnek meg kell magyaráznia az alkalmazott módszertant. Meg kell adnia a siker mérésére használt mutatók részleteit és azt, hogy az értékelésből gyűjtött adatokat hogyan használják fel. Ha az értékelés során kérdéseket tesznek fel, akkor az adatok forrásait, például a projektmunkásokat, konkrét dokumentumokat és feljegyzéseket tartalmazzák.
Haladás frissítése
A folyamatfrissítési szakasz követheti a módszertani magyarázatot. Ebben a szakaszban szerepelnek a menetrendhez és a jelentés időpontjáig teljesített célok és tevékenységek. A projekt ütemezéséből eredő bármilyen eltérést vagy módosítást a folyamatfrissítési szakasz is tartalmazza.
Megfelelőségi adatok
Ha a projekt tevékenységeinek meg kell felelniük az előírásoknak vagy a szervezeti iránymutatásoknak, külön részleteket kell adni a megfelelőségről. Ez magában foglalja az alkalmazandó szövetségi, állami vagy helyi követelményeket is.
Pénzügyi adatok és további igények
Adjon részleteket a projekt pénzügyi irányításáról, beleértve annak értékelését is, hogy a projekt a költségvetésben marad-e. A következő részben vázolni kell, hogy a projektvezetőknek folytassák és befejezzék a projektet, mint például az anyagok, berendezések, kellékek, munkaerő és kiegészítő források. Magyarázza el, hogy ezek a szükségletek hogyan befolyásolják a projekt jövőbeli munkáját.
összefoglalás
A kezdeti jelentés összefoglaló részévé válhat a projekt eddigi tömör értékelése. Az összegzés tartalmazhat ajánlásokat a folyamatos fejlődésre vonatkozóan.
mellékletek
A jelentésben használt hivatkozási feltételek, amelyeket általában a jelentés szövegében említenek meg, a mellékletben részletesen meg vannak határozva. A projekthez kapcsolódó valamennyi vonatkozó dokumentum a kezdeti jelentés mellékleteként szerepel.
