A Business Dictionary szerint a dokumentumkezelő rendszer egy „elektronikus rendszer a dokumentumok szervezésére és kezelésére. Ezeket a dokumentumokat rendszerint olyan szoftverrel szervezik, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy hozzáférjen, módosítsa és központilag tárolja a dokumentumokat. A legtöbb vállalat valamilyen típusú papírmunkát hoz létre a tevékenységükhöz. A dokumentumok kezelésének legjobb módja a vállalat belső munkafolyamatát javíthatja.
Tekintse át az üzleti dokumentumok beérkező pontjait. A vállalkozások tulajdonosainak és vezetőinek meg kell határoznia, hogy a dokumentumok hogyan léphetnek be a vállalatukba, és eldönthetik, hogyan lehet őket elektronikusan a legjobban rögzíteni.
Végezze el a szoftvereket az információk elektronikus rögzítéséhez. A vállalatok külföldi feleket - például szállítót, beszállítót vagy hasonló csoportokat - kérhetnek elektronikus úton, e-mailben vagy weboldalakon keresztül. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy közvetlenül betöltsék az információkat egy dokumentumkezelő rendszerbe.
Szükség van arra, hogy a munkavállalók papíralapú dokumentumokat szkenneljenek egy elektronikus iratrendszerbe. Miután a munkavállaló befejezte a feladatot, a vezetők megkövetelhetik, hogy minden releváns információt átvizsgáljon a vállalat számítógépes vagy szerver tárolójába. A munkavállaló ezután megránthatja az eredeti dokumentumot, hogy érzékeny információkat bocsásson ki.
Dokumentumkereső rendszer létrehozása. A tárolt dokumentumok gyors megtalálásának képessége csökkentheti a munkatársak számára a történelmi információk keresésére fordított időt. A vállalatoknak szabványos elektronikus nyilvántartási rendszert kell létrehozniuk az egyének számára az információk későbbi tárolására és megtalálására.
tippek
-
A vállalatok dönthetnek úgy, hogy kiszervezik a dokumentumkezelő rendszert. A vállalkozások az információ tárolására specializálódhatnak, így a vállalatnak nincs szüksége nagy mennyiségű fizikai tárhelyre a dokumentumok számára.
Figyelem
Míg az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek számos előnyhöz juttatnak egy vállalat számára, hátrányai is lehetnek. A vállalatoknak képesnek kell lenniük arra, hogy az információkat visszaélés vagy csalás ellen biztosítsák, miközben biztonsági másolatot készítenek a számítógép vagy a szerver meghibásodása ellen.
