A dokumentumkezelő rendszer célja annak biztosítása, hogy a szervezet által használt dokumentumok hatékonyak és aktuálisak legyenek. Ez a dokumentumok egyszerű listájával érhető el.
Irányelv és eljárás kézikönyv
Az első lépésnek kell lennie a dokumentumirányításnak a házirend és az eljárási kézikönyvben történő kezelése. Ezen túlmenően, a szervezetnek azonosítania kell egy adminisztrátort, aki felügyeli a dokumentumok ellenőrzését azáltal, hogy felelős a dokumentumok főlistájáért.
A dokumentumok mesterlista
Hozzon létre egy főlistát, amely azonosítja a szervezeten belül hatékonyan működő dokumentumokat. A dokumentumok példái közé tartoznak az eljárási kézikönyvek, a minőségi kézikönyvek, a munka utasítások és a nyomtatványok. A szórólap formátumban adja meg a dokumentum nevét és a verziót. Ha egy külső forrásból egy meghatalmazott eljárást hivatkozik, akkor a szabvány felsorolása a főlistán segít a nyomon követhetőségben.
Felülvizsgálati folyamat
A felülvizsgált dokumentumokat meg kell jegyezni a főlistán. Például a minőségbiztosítási politika és eljárások, B. változat, létrehozhat saját azonosító rendszert. Egyes szervezetek a felülvizsgálat időpontját használják. Az eljárás felülvizsgálatakor felül kell vizsgálnia az eljárásban hivatkozott formákat vagy utasításokat is.
