Amikor a vállalatok meghatározzák az anyagok beszerzésének szükségességét vagy a szerződések javítását, a beszerzési ügynök vagy a tulajdonos ajánlatot kér - vagy a beszerzési költségeket és / vagy egy adott munkaterületet. A tulajdonosnak vagy ügynöknek szokás, hogy több versenytárs cégtől ajánlatot kérjen a legjobb szállító megtalálásához. A nyertes vállalkozó kiválasztásakor profi jóvoltából értesíteni kell a sikertelen ajánlattevőket a szándékairól. Ne feledje, hogy esetleg a kereskedők ajánlatot tehetnek a jövőbeni projektekről.
Háttér
Az idézet megszerzésének első folyamata, melyet szakmailag ismertek, mint az ajánlatkérés (RFQ), a munkaterület körvonalazása. Mivel a beszerzési ügynök felülvizsgálja és elutasítja a benyújtott ajánlatokat, tisztában kell lennie azzal, hogy pontosan milyen feladatot kell végrehajtani, és mi a várható eredmény, így az információt továbbíthatja a benyújtó cégnek.
A tulajdonos vagy a vásárló azt is szeretné szem előtt tartani, hogy mit jelent a projekt. Ha kutatást végez és becslések szerint egy megyei börtönben a tetőjavítás 350 000 dollárba kerül, és az ajánlatok mindössze 500 000 dollár fölött térnek vissza - meg kell vizsgálnia a részleteket. Lehetne egy irreális költségvetés, vagy az ajánlattevő cégek csak túlértékeltek.
A visszautasítási levél
Ha az ajánlatok túl magasak, fordítsa le őket. Emlékeztetve arra, hogy a jövőben érdemes üzleti tevékenységet folytatni ezekhez a vállalatokhoz, nem akarja őket csodálkozni. Professzionális és udvarias, hogy küldjön egy standard űrlapot.
A kérelem az újbóli ajánlatra
Előfordulhat, hogy egy olyan pályázat érkezik, amelyik a jelöléstől eltekint. Talán az értékesítési képviselő vagy a vállalkozó félreértette a munka terjedelmét, vagy talán úgy döntött, hogy megszünteti a munka egy részét. Küldj egy megfelelő levelet, amely újrakezdést kér. A dokumentumban javaslatokat, magyarázatokat vagy módosításokat kínálhat az ajánlattevőnek.
Minden elutasítása
Előfordulhat, hogy minden ajánlat túl magas lesz. Ha ez megtörténik, levelet kell küldeni minden ajánlattevőnek, aki értesíti őket arról, hogy az összes árajánlatot visszautasítják, és értesítik őket arról, hogy az új beadványok elfogadásra kerülnek.
Eltávolítás a specifikáció miatt
Egyes vállalatoknak, különösen a nonprofit szervezeteknek, nagyon részletes javaslattételi folyamatot kell követniük. A Tennessee-i Egyetem például megköveteli, hogy az ajánlattevők a pályázó nevét, címét, árajánlatát kérő borítékot és ajánlatkérő licencinformációját tartalmazó borítékban nyújtsák be. Amikor idézetek érkeznek, amelyek nem tartalmaznak releváns információkat a vázolt módon, egyszerűen küldje vissza a beadványt egy rövid formanyomtatványon, amely elmagyarázza, hogy a benyújtási folyamatot nem követte megfelelően.
