A számviteli információs rendszer célja a vállalkozások számára, hogy pénzügyi tranzakcióikat rögzítsék. Az ilyen típusú rendszeren keresztül az adatokat beírják, feldolgozzák, tárolják és terjesztik. A számviteli információs rendszereknek sok előnye van; ugyanakkor vannak hátrányai is.
A rendszer tanulása
A számviteli információs rendszer tanulása gyakran nehéz és időigényes lehet. Az egyéneket egy rendszeren kell képezni, és ez hátrányt okozhat a vállalatok számára az idő és a munkaerő tekintetében. A számviteli információs rendszer számos összetevőből áll, és szinte minden rendszer számítógépes. Komplexitása miatt egyesek nehezen használhatják őket. Hetekig vagy hónapokig eltarthat egy személy a számviteli rendszer megértéséhez, és általában az egyén még mindig nem érti teljesen, hogy a rendszer képes. Ha a munkavállaló kilép a szervezeten belüli munkavégzésből, még egy hétig is eltarthat egy másik alkalmazott képzése.
Információvesztés
A számviteli információs rendszerek rendszerint számítógépesek. Emiatt mindig fennáll annak a veszélye, hogy az áramszünetek vagy a rendszer összeomlása révén az információk elvesznek. Ha ez megtörténik, fennáll annak a valószínűsége, hogy a rendszerben lévő összes információ elvész. A cégek óvintézkedéseket tesznek a problémára, ha rendszeresen biztonsági mentést készítenek a fájlokról, és minden számítógépes rendszeren szabványos karbantartást végeznek. Másik óvintézkedésként is telepítenek víruskereső szoftvert. A fenti lépések egyike sem távolítja el a lehetséges problémákat. A számviteli információs rendszerek évek óta tárolják a vállalat pénzügyi adatait. Ha a rendszer összeomlik, akkor ez jelentős hátrányt okoz a vállalat számára. Minden vagy néhány információ elveszik, és van esély arra, hogy soha nem kerülhet vissza.
Újraértékelés
A vállalatok gyakran megváltoztatják üzleti tevékenységük módját, hogy lépést tartsanak a legújabb trendekkel. Ahhoz, hogy lépést tartson az igényes üzleti világban, ezek a változások hatással lehetnek a számviteli rendszerre. A könyvelési információs rendszert nehéz felállítani, mert minden vállalat egyedülálló módon működik. A változásoknak való megfelelés érdekében a számviteli információs rendszereket gyakran újra kell értékelni. Az információ hatékony feldolgozása érdekében gyakran változtatni kell egy rendszerben. Ez hátrányt jelenthet a vállalatok számára, mert időbe telik az újbóli értékelés, és ez pénzbe kerül.
