A dokumentáció fontos minden rendszer megvalósításában, és a számviteli rendszer nem kivétel. A dokumentálást általában papíron vagy online végezzük magyarázatokkal, minthogy miért hoztak egy bizonyos döntést másokkal szemben. A dokumentáció általában egy cégen belül szabványos, és ugyanúgy történik, mint minden új rendszer bevezetésekor, ami megkönnyíti bármely kérdés olvasását és kutatását.
Hibaelhárítás
A számviteli rendszer dokumentációjának fontossága jól látható, amikor valami rosszul megy, és az embereknek meg kell találniuk, hogyan lehet javítani. Például: Egy számlázó rendszer furcsa adót ad hozzá bizonyos gyártóknak. A probléma okának legegyszerűbb módja a dokumentáció áttekintése, hogy lássa, hogyan alakult ki a rendszer és miért. Ez elengedhetetlen, ha egy rendszert először használnak, és az emberek váratlan problémákat találnak. Talán egy jelentés olyan információt kér, amely nem létezik. A dokumentáció vizsgálata segíthet a probléma megoldásában, ha megmutatja, hogy az adott rendszeren belül hol található ez az információ.
határozatok
A számviteli rendszer dokumentálását a rendszer bevezetése során kell meghozni. Sok rendszer sok rugalmasságot tesz lehetővé, és a rugalmasság mellett döntéseket hoz. Például a dokumentáció azt mutatná, hogy ki döntött, hány számjegyből állhat egy számla, és miért indokolta a döntést. Ez nagyon fontos, ha egy cég jelentős változásokon megy keresztül, és az új vezetés meg akarja érteni, hogy az emberek már nem ott vannak. Talán ezek a döntések bölcsek voltak; talán nem. De legalább van némi dokumentáció a cégre vonatkozó döntésekről.
Változtatások
Ha egy rendszert új verzióval vagy új modullal kell frissíteni, a megfelelő dokumentáció megteremtése segíthet abban, hogy ez a folyamat gyorsabb legyen. Ez elengedhetetlen, ha egy számviteli programot kifejezetten egy vállalat számára terveztek. Bármilyen technikai részlet nagyon fontos, ha figyelembe vesszük a más szoftverekkel való kompatibilitást és a programhoz szükséges változtatásokat. Például szükség lehet egy állandó eszköz modulra, és azt szeretné, hogy ez a modul információt továbbítson a főkönyvi lapnak. A dokumentációnak nyomokat kell adnia arra vonatkozóan, hogy megteheti-e ezt, és ha igen, mit kell tennie. Általában az informatikai (IT) emberek műszaki dokumentációkat használnak.
Formátum
A számviteli rendszerek jó dokumentációja általában a folyamatábrák és a szöveg kombinációja. Számos alkalommal egy adatdiagram megmutatja, hogy egy rendszert hogyan fejlesztettek ki és hajtottak végre jobban, mint a szöveget. Ezek meglehetősen bonyolultak lehetnek megérteni, ezért győződjön meg róla, hogy a dokumentációban van egy legenda, így követheti a koncepciókat.
A dokumentáció egyéb formátumai kérdőívek formájában vannak, ahol konkrét kérdéseket teszünk fel, és a válaszokat dokumentálják. Válaszok, jelentések és egyéb számviteli rendszerekkel kapcsolatos problémák megoldódnak. Sokszor a dokumentációnak mind a folyamatábrája, mind a kérdőívei vannak.
szempontok
Sok cég dokumentálja, hogyan és miért választották ki egy bizonyos számviteli rendszert mások helyett. Ez igazán jó ötletet adhat a felhasználóknak abban, hogy mi volt a gondolkodás, még akkor sem, ha a döntéshozók egyike sem merül fel a kérdésekben. Mivel a rendszer megvalósítása drága, általában a találkozók jegyzőkönyvei állnak rendelkezésre a döntéshozatali folyamat dokumentálására. Lehet, hogy egy képzést egy szállító kínált, amely vonzóbb volt, mint egy másik. Tehát még a rendszer bevezetése előtt is rendelkezésre kell állnia a dokumentációnak.
