Az információkezelés a tudásorientált vállalkozások rendkívül fontos eleme a 21. században. Az információmenedzsment lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy hatékonyabbá tegyék az információk megosztását a vállalat egészében. Ez arra késztet egy szervezetet, hogy csapatként működjön, amelyben minden tag hozzáférhet mások tudásbázisához. Az információkezelés azonban ritkán problémamentes. Jellemző kihívások közé tartozik az információk összegyűjtése, elérhetővé tétele és annak használatának biztosítása.
Információk gyűjtése
Információgyűjtés nélkül lehetetlen megosztani. Az információkat különféle módon lehet összegyűjteni. A kiskereskedelmi üzletágban az egyes üzletek értékesítési adatait a vállalati központnak jelentik, amely megoszthatja ezt az információt az összes fiókteleppel. Ez segíthet az egyes kiskereskedelmi üzletekben, hogy megértsék a fogyasztói kereslet alakulását. A professzionális szolgáltatási ágazatban gyakori, hogy a munkavállalók kitölti kérdőíveiket az általuk végzett munkáról és az ügyfelek igényeiről. Fontos annak biztosítása, hogy az összegyűjtött adatok relevánsak és pontosak legyenek.
Információ rendelkezésre állása
Az információk rendelkezésre bocsátása olyan kihívás, amely gyakran okoz nehézséget a szervezetek számára. Az egyik dolog az információgyűjtés, de egészen más, hogy széles körben hozzáférhetővé tegyük. Az egyik technika a személyes kommunikáció növelése a szolgálatok közötti csapatok használatával. Ez arra ösztönzi az embereket, hogy megosszák személyes ismereteiket másokkal. Egy másik módszer az információ megosztására a technológia révén. Az adatbázisok információkat nyújtanak az embereknek egy szervezeten belül. Ez lehetővé teszi, hogy egy nemzetközi vállalat hozzáférjen a világ minden tájáról érkező piacokra. Az adatbázisok azonban jelentős pénzügyi befektetéssel járnak ahhoz, hogy sikeresek legyenek.
Az információ felhasználásának biztosítása
Ha az információt sikeresen összegyűjtik és elérhetővé teszik, az egyetlen fennmaradó kihívás az, hogy megbizonyosodjunk róla, hogy hozzáférést kapnak és használják. Annak biztosítása érdekében, hogy az információk hozzáférhessenek, a legjobb az információcsere-technikák kifejlesztése, amelyek egyszerűek és könnyen használhatóak. Az adatbázisnak például felhasználóbarátnak kell lennie. Annak biztosítása érdekében, hogy az információt ténylegesen használják, fontos megmutatni a munkavállalóknak, hogy kézzelfogható előnyökkel jár a rendelkezésre álló információk felhasználása.
