A rövid jelentések hatékonyan kommunikálhatnak egy általános igazgatóval, aki általában elfoglalt vezető. Ezek felhasználhatók a projekt, a heti vagy havi pénzügyi előrejelzések előrehaladásáról vagy a termelési műveletekről szóló jelentésekről. Ellentétben az átfogó kutatást és részleteket igénylő átfogó jelentésekkel, a rövid jelentések csak az alapvető, de a legfontosabb információkat igénylik. A rövid jelentés írása hasonló jelentéskészítési módot követ, kivéve, hogy az összefoglaló, a háttér, a tartalom, a következtetés vagy az ajánlások tömörek.
Gyűjtsük össze azokat az adatokat, amelyek relevánsak a projektről, amelyről jelentést készít. Ezt a rendelkezésre álló adatok, például a pénzügyi jelentések, a megvalósíthatósági jelentések és a már elvégzett felmérések segítségével végezze el. Használja a releváns referenciaanyagokat, például a könyveket vagy a tájékoztatott harmadik felektől származó információkat, például az iparági szakértőket, mint a jelentés adatait.
Írja be a dátumot, a főigazgató nevét, akinek a jelentést küldi, nevét, aláírását és a jelentés tárgyát a papír bal felső sarkában.
Röviden összefoglalja a jelentés tartalmát, jelezve a problémát, az eredményeket, az eddigi előrehaladást vagy a probléma megoldására irányuló javaslatot. Mutassuk be röviden, hogy mit vár a projekt előnyei.
Ismertesse a hátteret, ha rövid történetet ír a folyamatban lévő projektről vagy üzleti feladatról, amelyről jelentést készít. Adja meg a feladatban vagy a projektben részt vevő személyek nevét, mint például a projektcsapat tagjai, oktatók vagy osztályvezetők. További magyarázatot adjon a feladatról vagy a projektről.
Írja be a jelentés testét vagy tartalmát az 1. lépésben összegyűjtött megállapítások és adatok feltüntetésével. Adja meg az eredmények rövid elemzését, és adja meg, hogy mit jelent a teljes projekt és a vállalkozás számára. A jelentésbe foglalja össze a diagramokat, kérdőíveket, felméréseket és hivatkozásokat, hogy támogassa az elemzést.
A projekt vagy feladat állapotának rövid ismertetésével készítsen következtetést. Ajánlásokat csak akkor adjon meg, ha a vezérigazgató ezt kéri. Adjon meg két rövid és legfontosabb ajánlást, amelyek összefoglalják az összes többi ajánlást, amelyeket egyébként hosszabb jelentésben listázna.
tippek
-
Bár rövid, a jelentés nem hagyhatja az olvasót megválaszolatlan kérdésekre. Adjon meg minden szükséges információt világos, pontos nyelven.
