A belső ellenőrzési eljárásokat a csalások megelőzésére használják, és létfontosságúak minden jól működtetett szervezet számára. Ezek a rendszerek a szervezeten belüli munkavállalók közötti feladatokat különítik el. Fontos, hogy belső ellenőrzési eljárási kézikönyvek álljanak rendelkezésre. Az alkalmazottak hivatkozásokként használják őket, ha az eljárásokat vagy feladatokat vitatják. A belső ellenőrzési eljárási kézikönyvekben szereplő információk cégenként eltérőek, de az írásbeli eljárás ugyanaz.
Írjon áttekintést és tartalomjegyzéket. Az áttekintés röviden ismerteti a fiskális felelősséget, amely magában foglalja a belső ellenőrzés fogalmát és összetevőit. A tartalomjegyzék a feladatok elkülönítésével kezdődik. A tipikusan következő tartalmak: Vélemények, egyeztetések, jóváhagyások, eszközök, kifizetések, humán erőforrások, beszerzés és kapcsolattartás.
Töltse ki a feladatok szegregációjának szakaszát. A kifizetések elhelyezésével ellentétben a kifizetések elkülönítésével és kiküldetésével kapcsolatos munkakörök elkülönítésével kapcsolatos részletek. Egy másik fontos szétválasztás az, hogy ha egy alkalmazott fizetésre jogosult, akkor egy másik alkalmazott teszi ki az ellenőrzést.
Határozza meg az eljárásokat a következő két szakaszhoz: Vélemények és egyeztetések. A felülvizsgálatok olyan eljárások, amelyek a költségvetési vizsgálatok rutinszerű elvégzésére, a helyszíni ellenőrzésekre és a szokatlan tevékenységekre vonatkoznak. Az Összeegyeztetések szakasz olyan eljárásokat tartalmaz, mint például az adatok összevetése a pontosság biztosítása érdekében, a különbségek vizsgálata és a fellépés megkezdése. Ez magában foglalja azt is, hogy a tranzakcióba lépő munkavállaló nem egyeztethető össze a bankszámlákkal.
Töltse ki a jóváhagyások, eszközök és elosztások szakaszokat. A Jóváhagyások rész arról rendelkezik, hogy mely alkalmazottak jogosultak tranzakciók jóváhagyására. A felhatalmazást csak a felelősségteljes alkalmazottak kapják, akik részletes ismeretekkel rendelkeznek a vállalatról. Az Eszközök rész a szervezeten belüli összes eszköztípusot felsorolja. Minden egyes eszközkategóriában meghatározott eljárásokat vázolnak fel, amelyek részletezik az eszközök kezelését és ellenőrzését. Az Elosztások részben részletesen ismertetjük a vállalat elosztási szabályait és eljárásait, beleértve a bérszámfejtési ellenőrzéseket is.
Töltse ki a kézikönyvet az utolsó három szakasz befejezésével: Humánerőforrás, Beszerzés és Kapcsolatok. A Humán Erőforrás (HR) szakasz részletesen ismerteti a HR alkalmazottaknak a munkavállalói információk kezelésének módját. A Beszerzés rész ismerteti a vállalat beszerzési eljárásait. Végül a Névjegyek részben felsoroljuk azokat a cégeket, akik a munkavállalókkal kapcsolatba léphetnek a kérdések vagy problémák felmerülésekor.
