Ha valami jobbra van szüksége, írjon egy jó standard működési eljárást vagy SOP-t. Egy jól megírt, szabványos üzemeltetési kézikönyv segíti a vállalatokat abban, hogy hatékonyan és következetesen működjenek azzal, hogy elmondják a munkavállalóknak, hogy a fontos eljárásokat megfelelően kell elvégezni. A minőség és a konzisztencia megőrzése a könnyen érthető, lépésről-lépésre szóló utasítások révén is előnyöket biztosít, mint például a termelékenység növelése, a hulladékok megszüntetése és a munkahelyi sérülések csökkentése. A SOP kézikönyv segítheti a vállalkozásokat a szabályok betartásában és a munkavállalók képzésének javításában is.
1. lépés: Válasszon SOP-okat
Határozza meg azokat az eljárásokat, amelyeket szabványosítani kell, mint például a termékek összeszerelése vagy az ügyfél panaszának kezelése. Fókuszáljon minden egyes SOP-ot egyetlen tevékenységre. Csak az eljárásokról írjon, amelyeket helyesen kell megtennie. Vagy keresse meg a minősített személyt, hogy megmutassa, hogyan kell eljárni. Az összes szükséges információ összeállítása.
2. lépés: Készüljön fel az írásra
Adjon meg minden SOP-nak egy értelmes címet, mint például a „Hogyan kell összeszerelni a terméket” vagy „Hogyan kell kezelni az ügyfél panaszát.” Szükség esetén az SOP-számokat vagy kategóriákat, például „SOP - Termelés - Összeszerelés” vagy „SOP - Ügyfélszolgálat - Panaszok kezelése”. Ez lehetővé teszi, hogy csoportosítsa az alkalmazottakkal kapcsolatos eljárásokat. Rajzoljon durva folyamatábrákat a folyamatokhoz, hogy meggyőződjön arról, hogy az összes információ megvan, és hogy a megfelelő sorrendben van. Fókuszáljon az alkalmazottra, aki az eljárást a megközelítés előkészítésekor végzi.
3. lépés: Szekciók szabványosítása
Vázolja fel a SOP-kat. Minden SOP-nak a következő részeket kell tartalmaznia:
- Fejléc
- Célja
- terület
- Irodalom
- Definíciók
- feladatai
- eljárás
- függelékek
- Módosítási előzmények
- Jóváhagyási aláírások
4. lépés: Részletes eljárások lépésről lépésre
Az egyes eljárásokat lépésről-lépésre bontja meg a sorrendben. Kezdjük a legfontosabb lépésekkel, mint például a „A termék alkatrészeinek beszerzése” vagy „Válasz a telefonra”. Ezután kisebb lépésekre hajtsa végre őket, mint például: „Bizonyosodjon meg arról, hogy minden alkatrész helyes,” vagy „Bemutatkozik magának, és köszönöm az ügyfelet a hívásért. ”
5. lépés: Minden SOP írása
Írjon egyszerűen. Használjon kis szavakat és rövid mondatokat. Először tedd a fő ötletet. Kövesse nyomon a részleteket. Használjon akció igéket és aktív hangot. Kerülje a kétértelműséget és zavart. Ne használjon rövidítéseket, rövidítéseket vagy zsargont.
6. lépés: A SOP-ok formázása következetesen
Minden SOP-t azonos betűtípussal és betűmérettel kell írni. A hosszú bekezdések rövidekké válnak. Hosszú mondatok helyett a pontok használata. Adjon hozzá olyan vizuális segédeszközöket, mint a folyamatábrák. Jelölje ki a fontos információkat, például félkövér vagy dőlt betűtípust.
7. lépés: Az egyes SOP-ok hatékonyságának értékelése
Ellenőrizze a SOP-ok olvashatóságát, olvashatóságát és érthetőségét.
- Olvashatóság: A típus elég nagy és könnyen olvasható?
- Olvashatóság: Az utasítások egyszerűek? Vagy a protokollok túlnyomórészt összetett fogalmakat és elhomályos szavakat tartalmaznak?
- Megérthetőség: Az olvasó megtudja, mit kell tudnia, hogy helyesen végezze el az eljárást?
8. lépés: Áttekintés, felülvizsgálat és jóváhagyás
Az alkalmazottakat, akik az eljárásokat végzik, felülvizsgálják az SOP-kat, hogy megerősítsék, hogy mindent megértenek. Kérdezd meg a munkatársakat, akik nem ismerik a SOP-k olvasási eljárásait. Az olvasónak nem kell eljárnia ahhoz, hogy megtudja, hogyan történik. Mindegyik módosítást ellenőrizze ugyanaz az olvasó, amíg elfogadható. A menedzsereknek, akik felelősek a SOP-ok betartásáért, alá kell írniuk őket, mielőtt azok megjelennek.
Az üzleti életben egységes rendszerek működnek. A normál működési eljárási kézikönyv létrehozása biztosítja, hogy minden alkalmazott ugyanolyan módon, minden egyes alkalommal kövesse a rendszer minden lépését.
