Amikor a vállalkozások nagy számban kezdték el használni a számítógépeket, a pundits a „papírmentes társadalom” eljövetelét hirdették. A számítógépes forradalomnak még mindig van módja annak, hogy teljesítse az adott ígéretet. Mindazonáltal a hagyományosan papíralapú folyamatok - mind üzleti, mind személyes - tovább folytatódnak számítógépesebb formákra, és néhány nagyon jó ok miatt.
Dokumentumok
A számítógép rendkívül egyszerű és rugalmas volt a dokumentumok létrehozásához és szerkesztéséhez. Az írógéppel ellentétben a számítógépes szövegszerkesztő programok szinte korlátlan stílusválasztékot kínálnak a dokumentumokhoz. A gépelési hibák könnyen javíthatók a képernyőn korrekciós folyadék vagy korrekciós szalag nélkül. A teljes szövegblokkok könnyen átmásolhatók az egyik dokumentumból a másikba anélkül, hogy bármilyen újbóli tesztelésre lenne szükség. A fényképek és más grafikák nagyon kevés erőfeszítéssel vehetők fel a dokumentumba.
megosztása
Dokumentumok megosztása számítógépes rendszerrel egyszerű. Nem szükséges fizikai másolatokat készíteni a dokumentumról, majd postázni vagy faxolni a címzetteknek. A számítógépes rendszeren lévő fájlokat meg lehet osztani bárki mással, aki hozzáfér a rendszerhez egyszerűen azzal, hogy a számítógépet saját számítógép képernyőjén jeleníti meg. A dokumentumok a cégen kívül is megoszthatók, egyszerűen a dokumentumot a címzettnek küldött e-mailhez csatolva.
reszelés
A bejelentés célja nem csak a dokumentumok tárolása, hanem azok könnyen hozzáférhetővé tétele. A számítógép ebben a tekintetben kiemelkedik, hogy az egyszerű iratszekrény soha nem tudott. A számítógépes rendszerben benyújtott dokumentumokat a számítógép fájlrendszerének automatikusan indexálja. Ezeket az indexeket a rendszer automatikusan frissíti és karbantartja, függetlenül attól, hogy a dokumentumot milyen gyakran lehet mozgatni vagy szerkeszteni. A dokumentumok még akkor is megtalálhatók, ha a számítógép nagy számú dokumentumot keres bizonyos szavakhoz vagy kifejezésekhez. Emellett a számítógépes nyilvántartó rendszerek óriási számú dokumentumot tárolhatnak a fizikai iratszekrények által igényelt tér apró töredékében.
funkcionalitás
Az elektronikus dokumentum egyáltalán nem lehet egy statikus papírdokumentum elektronikus ábrázolása, hanem valóban interaktív entitássá válhat. A kitöltő űrlap elektronikus változata például lehetővé teszi az adatok közvetlen bejuttatását a dokumentumba valós idejű hibaellenőrzéssel és -ellenőrzéssel. A számítások és a funkcionalitás közvetlenül beépíthetők a dokumentumba. Például egy meglévő ügyfelet fel lehet sorolni egy elektronikus dokumentumra, ha a dokumentum a számítógép ügyfél-adatbázis fájlját használja, hogy a felhasználó egyszerűen kiválassza az ügyfél nevét a fájlban lévő összes ügyfél listájából. A dokumentumba épített logika ezután automatikusan átadja az ügyfél információit a dokumentumba, beleértve a címeket, az ügyfélszámlákat vagy bármely más kívánt adatot.
Biztonság
A cég adatainak fizikai biztonsága rendkívül fontos. A fájlokat védeni kell a fizikai sérülés vagy a megsemmisítés ellen. Meg kell akadályozni, hogy a jogosulatlan személyek hozzáférjenek a fájlokhoz. A számítógépes nyilvántartási rendszer egyszerűsíti ezeket a feladatokat. A számítógépes fájlok másolatai könnyen létrehozhatók és tárolhatók különböző helyeken, akár a számítógépen belüli több számítógépes platformon, akár a helyszínen kívüli fizikai tároláshoz használt cserélhető adathordozókon. A számítógépes rendszerben lévő fájlok titkosíthatók is, hogy azok olvashatatlanok legyenek azok számára, akik nem rendelkeznek engedélyezett jogosultsággal a fájlok megtekintéséhez.
