A "papírmentes iroda" soha nem lesz 100 százalékos. A nehéz számítógépes használat ellenére szinte minden vállalkozásnak szüksége van néhány papíralapú dokumentumra. Ez kihívást jelent, amikor a számítógéptől függő vállalkozásoknak kapcsolódniuk kell a papíralapú nyomtatványok adataihoz. A fizikai adatok virtuális rendszerekre történő "átalakítása" kézi adatbevitel, dokumentumképalkotás és optikai felismerés révén valósítható meg.
A szükséges elemek
-
Papír dokumentumok
-
Költségvetés a berendezések és a személyzet számára
Határozza meg üzleti céljait és igényeit. Határozza meg, hogy az ügyfél-kifizetéseket, az alkalmazások feldolgozását vagy a belső dokumentumok archiválását végzi. Ábrázolja, hogy az elektronikus tároláshoz szükséges dokumentumok tényleges képeit el kell menteni, vagy egyszerűen csak a számítógépes adatbázisba kell rögzítenie a papíralapú adatokat. Ezek a meghatározások segítenek eldönteni, hogy az adatfeldolgozó rendszer hogyan felel meg legjobban az Ön igényeinek.
Kutatási vállalati szoftver megoldások. Kérjen olyan szoftvert és szállítói referenciákat, amelyek hasonló adatrögzítést végeznek az általad szándékozott adatokhoz. Kérdezd meg, hogy meglátogathat-e olyan munkaterületeket, amelyek olyan papír-elektronikus konverziót csinálnak, amelyet meg akarsz csinálni. A rendszer kiválasztásának legjobb módja az, hogy a rendszer működését látja. Ha csak kis mennyiségű adatot rögzít űrlapokból, akkor egy személy írhatja be az adatokat egy Excel táblázatba. De a modern üzletben ez valószínűleg nem így van. Valószínűleg meg kell találnia egy szoftverrendszert, és talán még új hardvert is, ha a dokumentum / kép rögzítés része a tervének.
Hasonlítsa össze a kutatott szoftvermegoldásokat, és válasszon egyet. Lépjen kapcsolatba az eladóval vagy a szoftver forgalmazóval, hogy elkezdje a rendszer megvásárlásának folyamatát és telepítését. Az első lépés, amelyet általában „felfedezésnek” neveznek, az, amikor a szállító utazik a webhelyére, hogy meghatározza a pontos igényeket és a legjobb megoldást számukra.
A felfedezés során és a telepítés során továbbra is kapcsolatban áll a szállítóval. Kérdezzen sok kérdést, és vegye fel a felelősséget a projektért; ösztönözze minden olyan alkalmazottat, aki a dokumentumrögzítési és -beviteli tevékenységet végzi, ugyanezt tennie.
Tesztelje a rendszert teljesen. Ha vannak olyan hibák vagy hiányosságok a megoldásban, akkor a legjobb, ha megtaláljuk őket, míg a szállító a helyszínen van. Ez sokkal gyorsabbá teszi a hibaelhárítást és a felbontást.
tippek
-
Dolgozzon egy jó hírű szállítóval, és próbáljon visszajelzést kérni az egyik eladó korábbi ügyfeleitől.
