A projektmenedzsment nagyrészt az erőforrások tervezésének, szervezésének és ellenőrzésének folyamatára és kapcsolódó tevékenységeire vonatkozik, a konkrét célok elérése érdekében. A projekteket általában olyan tényezők korlátozzák, mint a hatókör, a költségvetés és az idő, amely megköveteli, hogy a projektmenedzsment funkció optimalizálja az erőforrások elosztását és megfelelően integrálja ezeket a korlátok leküzdése és az előre meghatározott célok elérése érdekében. A projekt tevékenységeinek kezelése a megvalósítandó lépések sorozata, a projekt életciklusát meghatározó öt fázisnak megfelelően.
Megindítás, inicializálás
A projekt megkezdése elindítja a projekt életciklusát, és magában foglalja a projektvezető által vezetett csapat összeállítását és a projekt áttekintését. Az áttekintés jellemzően magában foglalja a projekt, az üzleti célok és a stratégia indoklásának meghatározását a kívánt eredmények eléréséhez. Ezenkívül előzetes hatókört, költségvetési javaslatot, mérföldköveket és befejezési időpontot adnak meg. Ez a fázis általában a felsővezetőkre vonatkozik, akik megvalósíthatósági tanulmány alapján egy üzleti ügyet hoznak létre a projekthez, és olyan projekt chartát dolgoznak ki, amely meghatározza a projekt elképzeléseit, hatókörét, elvárásait és végrehajtási tervét.
Tervezés
A tervezés magában foglalja a projekt befejezéséhez szükséges összes feladat feltérképezését és a reális feladatok teljesítésének időpontját. A tervezési fázis gyakran magában foglal egy projektmenedzsment terv létrehozását a csapat irányításához. A PMP részletesen részletezi a szükséges készségeket, a kockázatértékelést, a nem munkaerőforrásokat és az egyes feladatok mérföldköveit. Meghatározza az érdekelt feleket, és meghatározza az egyes feladatok sikeres elvégzéséhez szükséges kritériumokat - hogyan és mikor kerül sor a tevékenységek végrehajtására, a követendő eljárásokra, a frekvencia és a kommunikációs csatornák jelentésére.
Végrehajtás
A végrehajtási szakasz során a tervezett megoldást a projekt követelményeinek való megfelelés érdekében hajtják végre. A projektcsoportot és a szükséges erőforrásokat összegyűjti és felhasználja a projekt kívánt kimeneteinek létrehozásához. Ez egy ismétlődő fázis, amely magában foglalja a hibakeresést, a tesztelést és a felülvizsgálatot annak érdekében, hogy megfeleljen a meghatározott termékkövetelményeknek. A projektvezető felügyeli a megfelelő erőforrás-allokációt, hogy a projektet menetrend szerint tartsa. A projekt állapotának megvitatására kommunikációt folytat mind a belső, mind a külső érdekelt felekkel - a projektcsoport tagjaival, a vezetőséggel és az értékesítőkkel -.
Ellenőrzés
Az ellenőrzési fázis a projektvizsgálatot és a felügyeletet biztosítja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a végrehajtott munka megfelel-e a tervnek és megfelel az érdekeltek elvárásainak. A cél a projekt elfogadása az ügyfélnél. A projekt eredményeit folyamatosan figyelemmel kísérik, és ha bármilyen eltérés következik be, vagy ha az ügyfél konkrét változtatást kér, akkor az adatokat visszajuttatják a végrehajtási folyamatokhoz, így korrekciós intézkedéseket hoznak. Ez a fázis akkor fejeződik be, amikor a projektek végső kimenetelét a megbízások jóváhagyják az ügyfél a tervben meghatározott előírt minőségi szabványoknak.
Bezárás
A lezárási szakasz általában a projekt dokumentálását jelenti - olyan folyamat, amely akkor kezdődik, amikor a szállítókat a szerződő fél felszabadítja és az ügyfél hivatalosan elfogadja. Minden releváns anyagot átadnak, beleértve a projektdokumentációt, a kézikönyveket és a forráskódot. Az összes szerződéses adminisztrációs papírmunka befejeződött, amelyet az aláírt szerződési dokumentumok kiemelnek. A projekt sikerességének szintjét azonosító és értékelhető formális projektjelentést, valamint a tanulságok kritikus felülvizsgálatát is megadják az ügyfélnek.
