A jó projektmenedzsment azt jelenti, hogy dokumentálunk, amit csinálsz, és mit tettünk.A projekt kezdeti szakaszában mind a projekt chartáját, mind a projektkört létrehozzák, és mindegyik segít a projekt irányításában. Noha mindkét dokumentum döntő fontosságú a projekt megszerzéséhez, jelentősen eltérő célokra, közönségre és tartalomra van szükség.
meghatalmazás
A chartának elsődleges célja: engedélyezni egy projektmenedzser számára, hogy meghatározott erőforrásokat használjon a projekt teljesítéséhez. Másodszor, a chartának projekt szponzort kell rendelnie. Ez a két ember több csapatban és több szakaszon keresztül kezeli és támogatja a projektet. A chartának tömör dokumentumnak kell lennie, amely a projekt rövid bemutatásával kezdődik, amely célokat, célt és céldátumot tartalmaz; tartalmazzon egy táblázatot, amely felsorolja a projektvezetőt, a szponzort és az egyéb vezetői szereplőket; és zárja le az aláírásokat a nevezett résztvevőkkel. A chartának ritkán kell lennie két oldalnál hosszabbnak.
Jóváhagyás
Mivel a chartát legalább egy vezető alkalmazott, a szponzor aláírta, a projekt dokumentált érvényességét biztosítja. A chartát gyakran átadják a vezetőknek vagy más magas rangú csapattagoknak, és figyelmeztetik a projekt jóváhagyását. Mivel számos projektet kezelnek a szervezeti egységek között, ez a jóváhagyás értesíti a többi csapatot arról is, hogy együttműködésük szükséges. Gyakran a chartát egy üzleti esettel együtt mutatják be, és ez a két dokumentum rögzíti a projekt okát.
célok
A projekt hatóköre meghatározza a projekt paramétereit. Kezdetben előkészítő dokumentum készült (a charta és más kezdeményezési dokumentumok mellett) a célok feltérképezésére. Ezt a dokumentumot általában azoknak a csapatoknak mutatják be, akik részt vesznek a projektcsapat tagjai között, bár nem tartalmazza a feladatok befejezésének módját. Például egy építési projektben az előzetes alkalmazási terület leírja az építeni kívánt szerkezetet, beleértve a szobák számát, a négyzetmétert és a bejáratok számát.
felelősségre vonhatóság
A hatókörébe tartozó dokumentum segít az érdekelt felek számára annak megállapításában, hogy a projekt teljes. Mivel a hatókördokumentum meghatározza, hogy a projekt milyen módon fog megvalósulni, hasznos a projekt egészében annak meghatározása, hogy a projekt sikeresen befejeződött-e. Ha a projekt egy olyan szoftvercsomagot valósít meg, amely három alkalmazást tartalmaz, és kettőt teljesített, akkor nem adta meg az ígért alkalmazási körét. Ebből az okból kifolyólag a projektek során gyakran terjednek a hatóköri dokumentumok. A chartával ellentétben az alkalmazási dokumentumok "élő" dokumentumoknak minősülnek, és az új információk felfedezésekor a célok módosíthatók.
