Az új szoftver- és távközlési lehetőségek forradalmasították az ügyfélszolgálati ágazatot. Most már lehetőség van az ügyfélszolgálat kiszervezésére olyan speciális cégekre, amelyek telefonon, e-mailen, csevegőablakon és még az online játékokon keresztül is szolgáltathatnak szolgáltatást. A webalapú szoftver képes kezelni a kifinomult hívásirányítást, amely integrálva van egy ügyfél adatbázisba. Mivel ez nagyrészt eltávolítja a nagy és drága hardver szükségességét, lehetőség van egy elosztott call center létrehozására is, ahol a távoli helyeken és akár saját otthonukban dolgozó ügynökök is működnek.
Finanszírozás. Az ügyfélszolgálati cég létrehozásának általános költségei nagymértékben eltérhetnek attól függően, hogy közvetlenül alkalmazzák-e a munkavállalókat, és előnyöket kell biztosítaniuk, mennyit töltenek a marketingben, hogy biztosítsák az első ügyfelet, és hogy van-e irodai és központosított készüléke. (Ez nagy biztonságot igénylő ügyfelek számára szükséges lehet.) Kapjon banki kölcsönt vagy befektetési tőkét barátoktól, családtagoktól vagy angyal befektetőktől, ügyelve arra, hogy elegendő forrást szerezzen a költségeinek teljes fedezésére, amíg a vállalkozás pozitív bevételt és cash flow-t nem küld.
Vásároljon vagy engedélyezzen egy ügyfélszolgálati (CRM) és a call center szoftvercsomagot. Vannak olyan integrált lehetőségek, mint például a Salesforce.com, vagy a magasabb szintű PBX hardver- és szoftverrendszerek. (Lásd a 3. hivatkozást.) Minél könnyebb a szoftver használata, annál hatékonyabb és produktívabb lehet a dolgozók.
Biztosítsa a szerződést az ügyféltől. Amikor éppen most kezdesz, akkor nagyon kicsi vállalkozásokat célozhat meg, akik egyszerre csak egy vagy két ügyfélszolgálati ügynököt igényelnek, és akik számára vonzó árképzési modellt lehet biztosítani. Hozzon létre egy negyedéves vagy éves szerződést annak érdekében, hogy garantálja a bevételt.
Ügyfélszolgálati ügynökök bérlése és kiképzése. Szüksége lesz arra, hogy ügynököket képezzen a vállalati ügyfélszolgálati színvonalon, a szoftvercsomagok használatán és az ügyfelek által kínált konkrét termékeken és szolgáltatásokon. A legtöbb esetben ügynököt kell fizetnie a képzési időre, és előfordulhat, hogy képzési füzeteket, videókat és egyéb anyagokat kell készítenie.
Értékelje és frissítse szolgáltatásait. A hívásfigyelés és az ügynökök e-mailjeinek olvasása az ügyfélszolgálati cég minőségi ellenőrzésének szükséges része. Azt is meg kell vizsgálnia azokat az ügyfeleket, akik ügynökei szolgáltak, hogy meghatározzák a szolgáltatásminőséggel való elégedettség szintjét. Végül, ügyfeleivel is nyomon kell követnie, hogy az igényeik teljesüljenek, és elégedettek a szolgáltatással. Folyamatosan képezze, értékelje és motiválja munkatársait, hogy következetesen magas eredményeket érjenek el.
