Az elülső irodai eljárásokat az Ön üzleti igényeihez kell igazítani. Például egy orvosi vagy fogorvosi gyakorlat különböző eljárásokat igényel, mint egy ügyvédi iroda, gyűjtő ügynökség, fodrászüzlet vagy gyár. Szánjon időt egy alapos ellenőrzőlista kidolgozására, amely a fontosabb irodai célokat és célokat szolgálja.
alapjai
Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek állandó ügyfélforgalmat kapnak, a front office eljárásoknak tükrözniük kell az általános üzleti környezetet. A meleg, hívogató üzlet hangsúlyozza a mosolygó és a professzionális telefon-etikett fenntartását. Az orvosi vagy fogorvosi rendelők nagyban támaszkodnak a betegek folyamatos áramlására. Ezért a klinikán az elülső irodának elegendő beviteli személyzettel kell rendelkeznie ahhoz, hogy ellenőrizze a betegeket, személyesen és telefonon válaszoljon a betegekre, és kezelje a beteg távozásait, beleértve a fizetési és ütemezési nyomon követési eljárások fogadását. Fontolja meg a telefonszolgáltatással való együttműködést az ügyfél utáni hívások kezelésére.
ütemezése
A sikeres front office működtetésének fontos része az üzleti találkozók kezelése. Az irodai alkalmazottaknak a megbeszélést megelőző napon kapcsolatba kell lépniük az ügyfelekkel, és meg kell erősíteniük az ütemezett időt. Hozzon létre egy lemondási vagy nem-megjelenítési listát, hogy ütemezzen más találkozókat, hogy kiegyenlítse a leesetteket. A szálloda irodai alkalmazottai pontos helyiség-nyilvántartást kell vezetniük, mivel ez közvetlenül befolyásolja a szobaszervizet és a takarítási műveleteket. Az elemi, közép- és középiskolai alkalmazottaknak pontos tanulói nyilvántartást kell vezetniük, beleértve azokat is, amelyek a diákok távollétére és a látogatókra vonatkoznak.
fejlesztések
Folyamatosan értékelje a front office eljárásokat. Ha helyet talál a fejlesztésre, megfelelő stratégiákat hozhat létre és valósíthat meg. Ha a front office túlterhelte a hívásokat, és nem mindig tud kiváló ügyfélszolgálatot biztosítani, fontolja meg a telefonrendszer módosítását (például számítógépes telefonrendszer használatával) vagy azonnali üzenetküldő technológiát a személyzet rendelkezésre állásának mérésére. Értékelje, hogy az irodai ügyintézés javítható-e papírmentesítéssel.
