A kézi fizetési rendszer teljes egészében kézzel történik, míg a számítógépes bérszámfejtési rendszer lehetővé teszi a cég számára, hogy a bérszámfejtését külön bérszámfejtő szoftverrel dolgozza fel. A kézi rendszer bérszámfejtési hibákat eredményezhet, és általában lassú, munkaigényes folyamat. A számítógépes rendszerek számos előnyt kínálnak, beleértve a nagyobb pontosságot és sebességet.
Idő importálása
Sok munkáltató időmérő rendszert használ, mint például az időóra, hogy nyomon kövesse az alkalmazottak munkaidejét. A manuális rendszer kézzel kívánja követni a munkavállalói időt, de a számítógépes bérszámfejtési rendszer képes arra, hogy automatikusan átadja a munkavállalói bejegyzéseket az időmérő rendszerből a bérszámfejtési rendszerbe.Egy ilyen rendszer elválaszthatja a rendszeres órákat a túlóráktól, bár a munkavállalóknak időnként ki kell igazítaniuk.
Automatikus számítások
A számítógépes bérszámfejtési rendszerek a munkavállalói munkaórákat negyedórás szegmensekbe fordíthatják, és pontosan kiszámíthatják a teljes munkaidő és a fizetendő órák számát, ezáltal a kézi számításokhoz eltöltött időt. Ezek a rendszerek a kapott bemeneti adatok alapján kiszámítják az összes fizetési gyakoriságot, például heti, kéthetente, félévente és havonta.
A számítógépes bérszámfejtési rendszer automatikusan kiszámítja a munkavállalók törvényes levonásait, mint például az adókat és a bérköltségeket, valamint az önkéntes levonásokat, például a parkolási díjakat, a 401 (k) hozzájárulásokat és az orvosi ellátásokat. A bérszámfejtő személy egyszerűen beírja azokat az adatokat, amelyekre a levonások alapulnak, mint például a szövetségi jövedelemadó visszatartására vonatkozó W-4 információ.
Kifizetés feldolgozása
A kézi bérszámfejtési rendszer megköveteli, hogy fizetési számlákat írjon egy írógéppel vagy kézzel. A számítógépes bérszámfejtési rendszer közvetlen befizetési képességgel rendelkezik, amely pénzt takarít meg az élő ellenőrzésekhez és az egyeztetéshez. Ezenkívül a fizetési csekkek és a fizetési csomók számítógépes nyomtatása gyorsan, függetlenül a kötetektől.
Jelentés létrehozása
A számítógépes bérszámfejtési rendszer olyan bérszámfejtési jelentéseket állít elő, amelyek lehetővé teszik, hogy a bérszámfejtés vagy a fizetési csekk nyomtatása előtt kétszer ellenőrizze a bérszámfejtést. Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma előírja, hogy a munkáltatók legalább három évig megőrizzék a bérszámfejtést. A számítógépes rendszer lehetővé teszi az egyes fizetési periódusokhoz tartozó bérszámfejtések nyomtatását, és a rendszerben tárolt információkat határozatlan időre is elmenti.
A számítógépes rendszerek adóbevallásokkal, köztük a negyedéves és éves bérnyilatkozatokkal és a munkavállalók W-2 űrlapjaival segítik biztosítani a bérszámfejtési adók betartását. Ezek a rendszerek biztosítják a társaság könyvelőinek a társaság bérszámfejtési és egyeztetési feladatai kezeléséhez szükséges adatokat, és kinyomtatják a szükséges jelentéseket. Ezen túlmenően ezek a rendszerek nyomon követik az előnyök napjait, mint például a nyaralás és a személyes idő, amelyet a megfizetett és fizetett.
