Egy üzleti tevékenység fejlesztése vagy javítása kihívást jelentő vállalkozás lehet, függetlenül attól, hogy létrehoz egy weboldalt, tervez egy gyártási műveletet, vagy szervezi a cég munkaerőjét. A folyamatábrák a folyamat minden egyes lépésének vizuális ábrázolásának módját és azt a szekvenciát, amelyben a lépéseket végre kell hajtani. Egy folyamatábra elemei segítségével vizuális térképet hozhat létre, és gyakran nagyobb átláthatóságot jelenthet, mint a szövegleírások egyedül.
Áramköri szimbólumok
A folyamatábrán minden egyes szimbólum egy konkrét lépést vagy műveletet jelöl meg. Az egyes szimbólumok rövid leírása elmagyarázza, mit kell tenni. Például egy leltárfolyamat-folyamatábra egy téglalapja elmondhatja: „Számlák elosztása.” A szimbólumformák szabványosítottak. A téglalap konkrét lépést jelez. A folyamatábra elején és végén található ovális ábrák azt mutatják, hol kezdődik és leáll. A lekerekített végű téglalapok azt jelzik, hogy az adatokat be kell adni, letölteni vagy tárolni. Vannak speciális szimbólumok az egyes folyamatábrák típusaihoz, mint például a szoftvertervezéshez, a munkafolyamat-tervezéshez, a könyvvizsgálathoz és a számvitelhez használt szimbólumok.
Gyémántok döntése
A komplex folyamatok mindig alternatív utakat tartalmaznak. A követendő út bizonyos feltételektől függ. Például a leltár készítésének folyamata magában foglalja az elem folytatásának folytatását, vagy a következő elemre való áttérést, amikor az aktuális számlálás befejeződött. Ezeket a döntési pontokat gyémánt alakú szimbólumok jelzik. A szimbólumban található címke a következőket mondhatja: „Kész a számlálás?”, És olyan nyilakat tartalmaz, amelyek a választól függően alternatív lépéseket mutatnak.
Rendelési indikátorok
Egy folyamatábra hasznossága abban rejlik, hogy minden lépés logikai sorrendben kapcsolódik az előző és a következő lépésekhez. A nyilak a következő lépésre mutatnak. Néha a döntési pontnak vissza kell térnie egy korábbi lépéshez. Ebben az esetben egy nyíl hurok vissza a megfelelő korábbi szimbólumra. Más döntések megkövetelhetik, hogy az áramlási séma más részeiben kihagyják vagy ugorjanak egy feladatra. Az ilyen ugrásokat csatlakozók jelzik. A csatlakozó szimbólum egy olyan címkével ellátott kör, amely megmutatja, hogy hová kell menni.
Folyamatábra létrehozása
Egy folyamatábra bármely folyamat ábrázolására használható, de mindegyikük olyan szabványosított szimbólumokat használ, mint a korábban említett téglalapok és gyémánt formák. Ez a szabványosítás azért fontos, mert lehetővé teszi az olvasók számára, hogy könnyen és pontosan kövessék a folyamatábrát. Egy folyamatábra létrehozásához kezdje el a folyamatot, amelyet ki szeretne mutatni, és lépjen le. Leltár készítéséhez előfordulhat, hogy elkezdi ezt a listát: terjesztheti a lapokat, számlálhatja a leltárt, majd összegyűjti és összeadja a számlapokat. Ezután menjen át minden egyes lépésre, és szüntesse meg a további lépéseket. Használjon szabványosított szimbólumokat, és jelölje meg a döntési pontokat és egyéb speciális műveleteket. Folytassa az egyes lépések felülvizsgálatát és lebontását, amíg a teljes folyamatot egy logikusan összekapcsolt egyszerű akciósorozatban leképezzük.
