Ahhoz, hogy a kommunikáció hatékony legyen, hét kulcselemet kell tartalmaznia. A kommunikációt a közönség szóban vagy írásban dolgozza fel. A közönség egy személyből vagy ezerből állhat. Ha hatékonyan szeretne kommunikálni egy üzenetet valakinek vagy egy embercsoportnak, legyen szó akár beszélgetésről, akár írásról, írja be ezeket az elemeket az üzenetbe.
Szerkezet
A kommunikációs folyamatnak jó szerkezetet kell tartalmaznia. A kommunikáció ezen eleme a nyitás, a test létrehozása és a beszédek és levelek bezárása. A megnyitó tájékoztatja a közönséget a témáról, a test elmagyarázza, és a zárás mindent összeköt.
Világosság
A kommunikációs folyamat második eleme a világosság. A hangszóró által megadott üzenetnek világosnak kell lennie, hogy a közönség megértse a témát és célját.
Következetesség
A konzisztencia szintén fontos eleme a kommunikációnak. Az üzenetet közlő személynek gondoskodnia kell arról, hogy ne tartalmazzon ellentmondásokat, amelyek zavart okoznának a hallgatók számára.
Közepes
A közeg az üzenet közlésének módjára utal. Az üzenetek sokféleképpen kommunikálnak, többek között levél, telefonhívás, emlékeztető, beszéd, hangposta és televíziós műsorok útján. A megfelelő kommunikációs eszköz kiválasztása létfontosságú, és a költségvetés és a cél szerint kell kiválasztani. Médium kiválasztásakor határozza meg a legjobb és leginkább költséghatékony módját, hogy üzenetet kapjon.
fontosság
A kommunikáció másik fontos eleme a relevancia. Határozza meg, hogy az Ön által megadott üzenet releváns-e a fogadó közönség számára. Ha az üzenet a pénzügyi statisztikákról szól, győződjön meg arról, hogy a közönség megérti a bemutatott arányokat és adatokat.
Elsőbbség és frissítés
A közönség nem mindig érti az egész üzenetet, hanem csak a beszéd vagy beszélgetés kezdetétől és befejezésétől fogva emlékezhet a részletekre. Ezt a koncepciót „elsőbbségnek és recenziónak” nevezik. Az üzenet közlése során tartsa szem előtt az elemet. Az üzenet elején és végén ajánlja meg a közönség számára a legfontosabb részleteket.
A hét plusz vagy a mínusz két pszichológiai szabálya
Lee Hopkins, az üzleti kommunikáció szerzője szerint a pszichológusok úgy vélik, hogy az emberek az agyukban információt tárolnak klaszterekben. Emiatt létrejött ez a szabály, és megállapítja, hogy az emberek egyszerre csak öt-kilenc információt tudnak emlékezni. Ezt úgy számítjuk ki, hogy a hétből indulunk ki, és hozzáadunk vagy kivonunk kettőt.
