Az üzleti levelezés jellemzően tömör és jól szervezett, az író gondolatai tömören bemutatásra kerülnek, hogy egy oldalra illeszkedjenek. Vannak azonban olyan idők, amikor az üzenetet meg kell adni két oldalra. Az üzleti levél második oldalának megfelelő formázása biztosítja, hogy az olvasó ne hagyja figyelmen kívül a végső gondolatait.
A második oldal fejlécének formázása
Az Ön által választott második oldal fejléc formátumától függ, de mindig tartalmaznia kell annak a személynek a teljes nevét, akinek a levelet írták. A második oldal fejléce tartalmazhatja a levél oldalszámát és a dátumot is.
Néhány író inkább egyetlen sort használ az üzleti levél második oldalán. Ezt horizontális formátumnak nevezik. Például írják be a címzett nevét a bal szélső margóba, középre állítják az oldalszámot, és írják be a megfelelő margóhoz igazított dátumot. Ezzel a formátummal szinte úgy tűnik, hogy három oszlopot hoz létre.
A második oldal formázásának másik módja a blokk formátum használata, ami azt jelenti, hogy a címzett nevét az egy hüvelykes margó alatt a felső sorba írja, majd írja be az oldalszámot a következő sorba és a dátumot a harmadik sorba. Például:
Mr. Davey Jones
2. oldal
2018. október 1.
Ahelyett, hogy a jobbra igazított margót használná, egyszerűen csak a jobb oldali margóhoz lapozzon az oldal közepén. Amikor az olvasók megnézik a második oldalt, az első dolog, amit látnak, a nevük, az oldalszám és a dátum. Ily módon, ha úgy dönt, hogy az első és a második oldalt összecsukja, a tűzett terület nem fedi le a második oldalon lévő címet.
Miután a címsor helyére került, három üres sort kell hagynia az üzleti levél többi részének felvétele előtt. Győződjön meg róla, hogy van elég szöveg a második oldal igazolásához. Ha csak egy vagy több sora van, próbálja meg vágni a levelet, hogy az egy oldalra illeszkedjen. Győződjön meg róla, hogy nem indítja el a levél második oldalát egy mondat közepén. Ha lehetséges, indítson el egy új bekezdést a második oldalon, így a levél jobban áramlik.
A második oldal margó létrehozása
Ha kétoldalas üzleti levele van, érdemes lehet a két oldalt összeilleszteni. Azonban elfogadható, ha egyszerűen csak a levél két oldalát hajtja be, hogy illeszkedjenek a borítékba. Ha az oldalakat összecsukja, az olvasó nyilvánvalóan tudja, hogy az üzenete több, mint az első oldalon található tartalom. Ha azonban úgy dönt, hogy nem tűzi meg, győződjön meg róla, hogy elkezdi a formázást elég messzire a második oldal felső szélétől, így az olvasó felismeri, hogy a második oldal ugyanolyan fontos, mint az első. Az oldal tetején lévő egy hüvelykes margó szokásos. Ez az, ahol elkezdi a második oldal fejlécét.
Szerezd meg a címzett információit
Mivel az üzleti levél második oldala tartalmazza a címzett nevét, fontos, hogy a címzett neve helyesen szerepeljen a levél első oldalán, majd helyes címe és levelezési címe. Az üzleti levél első oldalán a címzett adatai a dátumot és a visszatérési címet követik.
Ha bizonytalan a címzett információinak helyesírásával kapcsolatban, nézze meg a cég honlapját, vagy hívja a cég titkárát vagy a recepciót. Ne tévesszen meg magadat, és téves vagy elavult információk használatával veszélyeztesse a címzettet.
