A szakpolitikai változások betűit nehéz írni, mert a változás általában nem kedvez az ügyfélnek vagy a munkavállalónak, még akkor sem, ha szükséges. A politikai változások betűi, mint a negatív híreket közvetítő levelek, gondos előkészítést és megfontolást igényelnek. Ha gondosan írja a levelet, megmagyarázhatja a változás indoklását, és továbbra is megtartja az ügyfelek vagy alkalmazottak jóindulatát.
Használja vállalati levélpapírját. Mivel ez a levél egy politikai változás jogi értesítése, hivatalos és formálisnak kell lennie.
Írja be a teljes dátumot. Ugrás egy sorterületre.
Írja be a címzett nevét, szervezetét és címét. Ha ez a levél tömeges levelezés minden alkalmazottnak vagy minden ügyfélnek, akkor elhagyhatja a nevet és a címet, vagy a szövegszerkesztő program levelezési funkciójával automatikusan beírhatja az egyes betűk nevét és címét. Ugrás egy másik sorterületet.
Írja be a következőt: "Kedves Mr./M. (Név)", majd egy kettőspont. Ha ez egy tömeges levél, használjon olyan általános üdvözletet, mint a „Kedves Értékelt Ügyfelünk” vagy „Kedves Alkalmazott”. Ugrás egy másik sorterületet.
Kezdje el a levelet azzal, hogy elmagyarázza a probléma megváltoztatásához vezető problémát. Használjon minden olyan tényt vagy statisztikát, amely segít meggyőzni a címzettet. Mindig a negatív üzenetben beszélje meg a problémát - ha a címzett megérti a problémát, valószínűbb, hogy elfogadja a megoldást.
Magyarázza el a politika változását konkrét, világos nyelven. Magyarázza el, hogy mikor lép hatályba az új politika, a politika nem követésének következményei, és minden olyan részlet, amelyet a munkavállaló vagy az ügyfélnek végre kell hajtania a változás elvégzéséhez.
Köszönöm az ügyfelet vagy az alkalmazottat az idejéről és együttműködéséről. Adja meg a kapcsolattartási adatokat, hogy használhassa, ha bármilyen kérdése van a házirenddel kapcsolatban.
Írja be a "Sincerely" -t, és hagyja ki a három sort. Írja be a teljes nevét és címét. Írja be a nevét a gépelt nevére.
Készíts egy másolatot a levélről a rekordokhoz, és adjon meg egy másolatot a jogi osztálynak. Küldje el az eredeti betűket. Ha a politika megváltozása fontos, vagy törvényi változás következménye, küldje el a leveleket hitelesített levélben, hogy nyilvántartást kapjon arról, hogy minden címzett megkapta a levelet.
tippek
-
Tartsa a levelet rövid és udvarias. Ne magyarázza túl a negatív híreket, amelyek szándékolatlan kiskapukat okozhatnak a politika változásában.
