Ha egy bonyolult géprészről van szó, mint például egy autó, hiba történik. Azonban, mint ügyfél, megérdemli, hogy ezeket a hibákat kijavítsák. Írjon egy panaszbejegyzést, mint az autójavító cégkel való konfliktus megoldásának hivatalos módját. Nem kell, hogy érzelmi vagy drámai legyen, hogy megérdemelje az eredményeket. Fókuszban a békés kapcsolat fenntartása az üzletággal, ha objektív és tisztességes, ha kijavítja a jogorvoslatot.
Címezze meg a levelet a megfelelő személynek. Kezdje a meglátogatott hely áruházkezelőjével. Ha nem kap jogorvoslatot a boltvezetőtől, keressen egy regionális vezetőt. A vállalat szervezeti felépítését megtalálja a honlapján, vagy hívhatja a központot, és kérheti a menedzser kapcsolattartási adatait.
Kezdje el a levelét az események idővonalának meghatározásával. Részletesen elmagyarázza, mi történt, mikor történt, és akivel beszéltél. Például: "Június 30-án, pénteken, a Maple Street 123-on meglátogattam a helyet. Miután megismerkedtem a Jim értékesítési munkatársaival, beleegyeztem, hogy egy tuneup-ot és olajcserét kapok.
Magyarázza el a problémát. Legyél a lehető leginkább leíró. Például: "Miután elhagyta a boltot, észrevettem, hogy a motorháztető alatt zúgó zaj volt, amikor az autó üresjáratban volt."
Mondja el a vállalatnak, hogy mit szeretne tenni a helyzet orvoslásához. Például: "Szeretnék egy teljes visszatérítést fizetni a boltban lévő szolgáltatásokért, valamint a 45 dollárért, ami a boltban bekövetkezett károk helyreállításához szükséges." Legyen tisztességes az Ön által ajánlott orvoslással kapcsolatban. Ne próbálja meg rögzíteni az első lökhárítót, ha nem közvetlenül kapcsolódik a boltban kapott javításokhoz.
Használjon objektív nyelvet. A levél írásakor ne használjon gyulladásos nyelvet. Ne sértse meg a személyzetet vagy a vállalatot. Ne tegyen veszélyt sem a vállalatra, sem a személyzetre. Csak tüntessétek fel a tényeket, és azt a jogorvoslatot, amit Ön szerint tisztességesnek tart.
Tartalmazza a dokumentációt. Adja meg a számla fénymásolatát a boltban végzett munkáért. Tartalmazza a követelését mentő képeket. Továbbá, ha meglátogat egy másik szerelőt, és az új szerelő írásban tudomásul veszi, hogy a szolgáltatás hibás korábbi javítás eredménye volt, akkor tüntesse fel a dokumentációt. Csak győződjön meg róla, hogy tartalmazza a fénymásolatokat, és az eredeti dokumentumokat biztonságos helyen tárolja.
Légy pozitív. Ha van valami, amit szeretne a vállalatnál, vagy ha van már ügyfele, akkor adja meg ezt az információt. A vállalat nagyobb valószínűséggel fog fogadni, ha megtartja Önt, mint ügyfelet.
Adja meg elérhetőségeit, hogy a vállalat elérhesse Önt. Adjon meg egy telefonszámot és e-mail címet a leggyorsabb válaszhoz.
tippek
-
Használja az üzleti levélformátumot a cég írásakor.
