Vannak olyan konkrét dolgok, amelyekkel az üzleti helyszínen résztvevőkkel kommunikálhat a memo-terjesztés használatával. A feljegyzés általában valami fontos dolgot kommunikál a munkatársak számára, és rendszerint legalább egy személynek osztja el a cégen belül. Egy emlékeztető is használható arra, hogy mindenki tudja, hogy valami sürgős, mint például az elveszett fájlok. Az elveszett fájlok befolyásolhatják az üzleti tevékenységet, és a munkavállalókat figyelmeztetni kell a problémára és arra, hogy a lehető leghamarabb hogyan tudnak segíteni.
Töltse ki az elveszett fájlokra vonatkozó feljegyzés fejlécét. Ez magában foglalja a dátumra, a témára, a címzetthez tartozó sort és azt, hogy ki származik. Ezek a sorok „Dátum”, „Tárgy”, „To” és „From” jelzéssel vannak ellátva.
Az első bekezdésben röviden ismertesse a kérdést közvetlenül a fejléc alatt. Ez minden bizonnyal magában foglalja az elvesztett fájlokat, például egy adott ügyfél vagy projekt fájljait. Ez magában foglalhatja azt is, hogy a fájlokat hogyan vesztették el, hol lehetnek, és milyen sürgősen találják meg őket.
Ismertesse a problémát a következő részben. Ilyenkor részletesebben tájékozódhat az elveszett fájlokról. Lehet, hogy megadja a kliensről vagy a projektről szóló adatokat, amelyekről a fájlok vagy azokról bővebben tájékozódnak, hogy az alkalmazottak hogyan kereshetik a fájlokat. Ekkor adjon meg egy adott dátumot, amikor a fájlokat meg kell találnia.
Mondja el az emlékeztető címzettjeit, hogy mit szeretne tenni az utolsó részben. Ennek konkrét cselekvési elemeket kell tartalmaznia, mint például az X adatbázisban történő keresés vagy az összes személyes fájl átmásolása, ha elvesztette az elveszett fájlokat a vállalati számítógépen vagy flash meghajtókon. Ismételje meg azt az időpontot, amikor a fájlokat meg kell találnia.
A jegyzet kinyomtatása. Győződjön meg róla, hogy nem tartalmazott olyan érzékeny információkat a fájlokról, amelyekről nem lehet írásos feljegyzést tenni. Győződjön meg róla, hogy egyértelműen megfogalmazta-e az elveszett fájlok megismerésének fontosságát.
