A jelentés adattáblájának emlékeztetője nagyjából hasonlít egy újraindító fedőlapra. Gondolj rá, mint a személyes hangja az olvasónak. Írja meg, mit mondana a címzettnek, ha személyesen átadta neki a jelentést, de először gyűjtse össze a gondolatait.
Mielőtt írnánk, fontos, hogy pontosan meghatározzuk, mit akarsz mondani. Határozza meg közönségét, és értékelje saját igényeit és igényeit. Figyeljük meg ezeket a pontokat, amikor egy üzenetet készítünk az átadásról és a jelentésedről vagy javaslatodról.
Adja meg az átvitel memo-ját egyszerű emlékeztető formázással. Ha a szervezet memo-sablont használ, használja azt. Ha nem használja ezt a beállítást kiindulópontként:
MEMORANDUM
Címzett: A címzett neve és címe: A neve és címe Dátum: A jelentés bekapcsolásának dátuma Tárgy: Jelentés neve
Írjon ki egy nyitó nyilatkozatot. „Itt van például az a jelentés, amelyet kértél…”. Nem kell hosszúnak lennie. Néhány egyszerű mondat megkapja a munkát. Használja e bekezdés üzleti blokk formátumát és az emlékeztető többi részét. Helyezzen el egy kemény visszatérési vagy üres helyet az egyes bekezdések között, de ne szúrjon be vagy ne lépjen be az új rész megkezdése előtt.
Írjon be egy bevezető bekezdést. Ismertesse a jelentés alkalmazási körét, pontosan mit fog fedezni, és hogyan gyűjti az információkat.
Írja be a feljegyzés szövegét. Magyarázza el, milyen hasznos lesz a jelentés az olvasó számára. Mutassa be a fő következtetéseit, és kiemelje érdekes megállapításait vagy fejezeteit, amelyek különösen érdekesek a közönség számára. Minden olyan információt, amely a jelentést hasznosabbá vagy hozzáférhetővé teszi az olvasó számára, bele lehet foglalni a szakaszba. Lehet, hogy esetleg további kutatási javaslatokat szeretne tenni.
Készítsen záró bekezdést. Írjon egy rövid megjegyzést az olvasónak, és ismerje meg a munkatársaktól kapott jelentős segítséget. Ismertesse a pontok tisztázását vagy szükség esetén további munkát.
Ellenőrizze a dokumentum helyesírási és nyelvtani hibáit.
Kérjen egy kollégát, aki megbízza a munkáját. A friss szeme nulla lesz a beszéd és a téveszmék összetévesztésében.
Végezze el a szükséges változtatásokat és foglalja bele a korrekciós javaslatait.
Helyezze be a kitöltött emlékeztetőt a jelentés többi részébe. Helyezze el közvetlenül a tartalomjegyzék előtt és a jelentés címoldalát követően.
tippek
-
Írja be a jelentés adattároló és egyéb előzetes részeinek emlékeztetőjét, mivel a dokumentum többi részére utalnak.
Figyelem
Az átviteli feljegyzések csak belső dokumentumokhoz használhatók. Ha a jelentést egy külső közönségnek szánja, mint egy potenciális ügyfél, írjon egy levelet a közvetítés helyett. Az információk ugyanazok lesznek, de üzleti dokumentumot formálnak a dokumentum címzéséhez.
