A gyűjtési tevékenységek kellemetlen mögöttes szükségletet képeznek, amikor valaki pénzt vagy pénzt fizet Önnek vagy vállalkozásának, és nem hajlandó fizetni. Ahelyett, hogy egy időigényes és eredménytelen telefoncímkével foglalkoznának egy olyan személyrel, aki minden okkal elkerülheti hívásait, írjon üzleti jellegű, alapos levelet az adósság kézzelfogható emlékeztetőjeként. Az e-mail üzenetek kevesebb időt és előkészítést igényelhetnek, mint a papír a tintával, de az a tény, hogy erőfeszítéseket tesz az e-mailben történő kommunikációra, kiemeli az Ön őszinte és komoly szándékát a fizetés biztosítására.
A szükséges elemek
-
Fejléc
-
Számla másolata
Hozzon létre levelet annak a cégnek vagy szervezetnek a hivatalos fejléces fejlécén, amelyre a tardy megbízó tartozik. Ha nincs ilyen fejléces fejléc, nyissa meg a levelet a szervezet nevével és címével. Kövesse ezt az információt a fizetéssel járó személy vagy szervezet teljes nevével és címével. Sorolja fel a kedvezményezett számlaszámát és számláját vagy tranzakciószámát a címzettet azonosító üdvözlés előtt.
Használjon hivatalos személyes üdvözlést. Címezze meg a címzettet "Kedves Ms. Jones" vagy "Kedves Mr. Smith" -nek. Kezdje a "To Whome It May Concern" -et, ha nem rendelkezik teljes egyéni információval.
Tartsa meg a professzionális, szívélyes, jó hangulatú hangot még akkor is, ha mély frusztráció érzi magát. Fókuszáljon próza az elképzelésre, hogy a kedvezményezett figyelmen kívül hagyta a számlát, és egyszerűen csak emlékeztetőre van szüksége, hogy megfelelő átutalást végezzen.
Adja meg az adósság összegét és jellegét, ideértve annak a vásárlásnak vagy szolgáltatásnak a teljes részleteit is, amelyre fizet. Tartalmazza a tranzakciós és a szállítási dátumokat, valamint minden egyéb azonosító információt.
Ismertesse, hogy mit vár el a fizetőtől, beleértve azt is, hogy mennyi időre számíthat a fizetésre. Tisztázza meg a szankciókat, beleértve a már alkalmazott vagy alkalmazandó kamatokat vagy késedelmi díjakat is.
Adja meg elérhetőségi adatait, hogy a megbízó elérhesse Önt, hogy tisztázza a helyzetet, vagy kérjen fizetési kiterjesztést. Adja meg közvetlen telefonszámát és e-mail címét, még akkor is, ha maga a levélpapír jelenik meg. Köszönjük, hogy köszönetet mondanak az átutalónak azonnali figyelemért, és megerősítette, hogy milyen értéket képvisel a munka- vagy üzleti kapcsolatodban.
tippek
-
A régi mondás, hogy „több mézzel fogsz fogni, mint az ecettel”, bőségesen vonatkozik a fizetési emlékeztetőkre. Hacsak ez a levél nem jelent végső keresletet, hagyjon teret annak a kilátásnak, hogy a számla eltévedt, vagy a fizető félnek valami félreértése, ami a fizetési részletekre való figyelmet szentelte.
Csatolja a vonatkozó számla vagy nyilatkozat másolatát. Ha öncímzett borítékot tartalmaz a pénzátutalásra, említse meg a levelében.
Figyelem
Ha az Ön levelében olyan konkrét intézkedéseket vázol fel, amelyeket egy gyűjtési erőfeszítés részeként tervez, beleértve a kis értékű követelések bírósági eljárásait vagy más intézkedéseket, készen kell állnia arra, hogy kövesse a vázolt intézkedéseket.
