Egy hivatalos levél írása a fórumon - akár iskolaszék, akár nemzetközi vállalat - elképesztő feladatnak tűnhet. Az apró, kezelhető lépésekre történő lebontás azonban sokkal könnyebbé teszi a folyamatot, mint amennyit először elvárhat. Az igazgatóságnak küldött hivatalos levél az üzleti levél minden szabályát követi. Fontos, hogy rövid és rövid ideig tartsa a levelet. A hivatalos levélnek nem szabad hosszabbnak lennie az oldalaknak, így ha a levél meghaladja ezt, addig tartsa a szerkesztést addig, amíg meg nem kapja az alapvető tényekre.
Írd le egy listát azokról a dolgokról, amiket a levelünkben a fórumon fogsz szerepelni. Ha például írsz a táblára, hogy pénzt kérjen egy osztályútra, jelezze, hogy mely diákok fognak részt venni, és hol és mikor kerül sor.
A hivatalos levél formátuma a következő: visszatérési cím, dátum, belső cím, üdvözlés, levél és zárás. Az egy hüvelykes margókat az oldal mind a négy oldalán kell hagyni.
Használja a blokk-formátumot és indítsa el az összes szöveget az oldal bal oldalán. Ahelyett, hogy bemetszett volna, hagyjon egy üres sort a levél minden egyes része között a táblára.
Ha lehetséges, írjon a fejlécre. Ha azonban nincs levélpapírja, írja be a címet a bal felső sarokban. Adjon meg egy üres sort, majd írja be a dátumot.
Adja meg a tábla belső címét, ugyanezt a címet a borítékon, mivel ez elválasztja az üzleti leveleket a barátságosaktól. Belső cím nélkül az emberek zavarodhatnak arról, hogy kinek szánták a levelet.
Írja be az üdvözletet. Ebben az esetben „Tisztelt elnökünk, Jones és a világ kézműves testületi tagjai” lenne. Egy másik lehetőség a „Kedves képviselők a világ kézműves bizottságának”,
Egyenesen a ponthoz. Ne aggódj azzal, hogy egy kellemes napot szeretne, vagy érdeklődik az egészségükről. „A táblára írok” azt jelzi, hogy üzletet jelent.
Fenntartja a hivatalos üzleti hangot a levelében a fórumon. Maradj távol a személyes ügyektől és tartsd be a tényeket.
Tartsa rövid és rövid mondatait, és ne felejtse el elkezdeni egy új bekezdést, amikor a levélben lévő ötleteket megváltoztatja a fórumra. Kerülje a szavakat és ne használjon nagy szót, ha egy kis ember megteszi.
Zárja be a levelet a táblára a „Tisztelettel”, és vegye figyelembe, hogy egy vessző követi. Egy másik elfogadható formális zárás: „Tisztelettel”.
Hagyja az aláíráshoz három vagy négy sort, majd írja be a nevét. Ha másolja a levelet bárki másnak, add hozzá a „Cc” -t, és jegyezze fel a nevüket.
Hagyja, hogy a levél a táblára 24 órán át üljön, majd korrigálja a nyelvtani vagy gépelési hibákat. Olvassa el hangosan a levelet, és értékelje a formális hangot és tartalmat. Módosítsa ennek megfelelően.
