Az igazgatótanácsból álló több embernek írásban nincsenek nehéz és gyors szabályok, ami azt jelenti, hogy több lehetősége van a levél címzésére. Általában egy levelet készíthet, amikor a fórum olyan nagy, hogy nehézkessé válik, hogy minden rendezőt külön-külön megcímezzen. Kisebb táblák esetében minden egyes személy számára külön levelet írhat, és a „szén-dioxid-másolás” jelöléssel hivatkozhat a többi címzettre.
Amikor egy nagy fórumra ír
Ha az igazgatótanács öt vagy több személyből áll - ez a szám iránymutatás, nem szabály - közös, hogy egy levelet küldünk a testületnek egy csoportként, és elküldjük az általa irányított társaságnak. Íme egy példa:
Igazgatóság
ABC Property Corporation
123 Város utca
San Francisco, CA 94105
Üdvözlettel kell olvasni: "Kedves igazgatótanács:" vagy "Kedves tagjai a testületnek", amelyet kettőspont, nem vessző követ. Ha Ön a vállalkozás tulajdonosa vagy egy másik igazgatósági tag, akkor elfogadható az "Üdvözlendő Testület" vagy "Kedves összes:" informális üdvözlés használata.
Elosztó blokk használata
Mivel sok fórumon ritkán találkoznak, talán havonta egyszer, ezért érdemes egy csoportos levél másolatát elküldeni minden egyes igazgatósági tagnak otthoni vagy állandó üzleti címükön. Ez biztosítja, hogy levelét olvassa el és képes legyen a következő igazgatósági ülés előtt eljárni. Ennek eléréséhez írjon egy elosztási blokkot a levél végén, amely tartalmazza az egyes testület tagjainak nevét és címét. Nyomtassa ki a levél több példányát, és küldjön egy példányt az elosztási listán szereplő minden személynek.
Amikor egy kis fórumra írsz
Amikor egy kisebb igazgatótanácshoz fordul - például három vagy négy igazgatóval -, minden címzettet fel kell sorolni a névre. A címblokk most már így néz ki:
Robin Birch elnök, elnök
Mr. Jack Haslam, igazgató
Dr. Olivia Blower, igazgató
ABC Property Corporation Igazgatóság
123 Város utca
San Francisco, CA 94105
A köszöntésnek meg kell adnia az igazgatók neveit ugyanabban a sorrendben, mint a címblokk: "Kedves Ms. Birch, Mr. Haslam és Dr. Blower:" Jó, ha elsőneveket használunk, ha jól ismeri a címzetteket, és ez a szokásos kommunikációs mód. Az etikett megköveteli, hogy elküldjenek külön levelet minden személynek, ezért nyomtasson és írjon alá egy eredeti példányt a levél és boríték minden címzett számára.
A CC jelölés használata
Ha az igazgatósági tagok különböző címeken találhatók, célszerű minden egyes címzettnek külön levelet írni. Itt a "udvarias másolat" vagy a "kópiás másolat" jelölést kell használnia, hogy minden címzett tudja, hogy ki kapta meg a levelet. Ezt úgy írja be, hogy hozzáadja a "cc:" betűket, majd a többi címzett nevét a levél alján, közvetlenül az aláírás és a nyomtatott név alatt. Íme egy példa a formázásra:
Robin Birch elnök, elnök
ABC Property Corporation Igazgatóság
123 Város utca
San Francisco, California 94105
Kedves Ms. Birch:
Levél
Tisztelettel, A neved
CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Második levelét "Mr. Jack Haslam" címre címezné a "Ms. Robin Birch és Dr. Olivia Blower" címre, és így tovább. Jó ötlet az összes másolat kinyomtatása, hogy megbizonyosodjon róla, hogy a megfelelő címzettet és jóvoltából másolt neveket is tartalmazza.
