Amikor elfogadtad a munkádat, a humánerőforrás-osztály vagy a felügyelő megbeszélte a menetrendjét, és esélye van arra, hogy elfogadja az általuk kínált órákat. Abban az időben, amikor elfogadta a menetrendet, valószínűleg nem volt tudatában annak, hogy megváltozik a körülményeink, vagy egyszerűen nem tudnának dolgozni az Ön által elfogadott időpontban. Ha folyamatosan késik, vagy ha a személyes körülményei azt követelik meg, hogy egy későbbi időpontban dolgozzanak, akkor érdemes írásban felkérni a felügyelőjét a későbbi kezdési időpontra. Az írásbeli kérelem benyújtása formális feljegyzést készít a kéréséről abban az esetben, ha a kérését megtagadja, vagy ha ütemezése megváltozik, és bizonyítékokra van szüksége.
Használja a formális levélformátumot a késői engedélyhez
Mivel ez egy hivatalos kérés, írja be írásbeli kérését a megfelelő üzleti levél formátumban. Az üzleti levelezés tipikusan blokk formátumban van, ami azt jelenti, hogy a bekezdések egybeesnek a bal oldali margóval; ne írja be a bekezdéseket. A levél, a címzett neve és címe, a témakör, a test és a záró üdvözlet dátuma szintén a bal oldali margóval egyenlő. A témakörnek tartalmaznia kell a nevét, pozícióját és alkalmazottainak számát, ha ez eltér a társadalombiztosítási számától - biztonsági okokból ne tüntesse fel a társadalombiztosítást olyan levélben, amely leeshet egy olyan személy asztalára, aki nem ismeri azt. Ezenkívül használjon fehér vagy fehérfehér papírt a betűjéhez, olyan betűtípust, mint a Times New Roman vagy a Calibri, és írja be a nevét tintával, mielőtt átadja a felügyelőnek és a humánerőforrás-osztálynak a másolatait.
Ha az irodája nagyrészt papírmentes és e-mailen keresztül kommunikál, készíthet egy későn, hogy e-mailben dolgozzon. Tartsa meg a hivatalos nyelvet, vagy készítse el a kérését levélként, és csatolja azt egy e-mailhez.
Közvetlenül állítsa be a kérését
Ahelyett, hogy az olvasónak be kellene szkennelnie a teljes levelet, mielőtt megkapná a tényleges kérését, írja be a kérelmet a levél első bekezdésében. Például írhatsz: „2013. június 14-én kezdtem dolgozni a beszerzési osztályban belépő szintű ügynökként, és 2018. június 14-én magas rangú beszerzési ügynöknek neveztem el. hétfőtől péntekig 17 óráig, e levél célja, hogy menetrendváltást kérjen, hogy óráim 9 órától 18 óráig váljanak.
Ne késj
Keresse meg kérését pozitív hangon, és ne használja a „késő” szót. Ha állandó menetrendváltoztatást kér, akkor különböző órákat kér, nem pedig minden nap későn. És nem kéri, hogy a felügyelője csökkentse a munkaidejét a késedelmes munkaidővel. Ha a kérése véges időszakra vonatkozik, jelezze, hogy „A levél célja, hogy menetrendváltozást kérjen, hogy április 1-től április 30-ig, az év beillesztése, óráim 9 órától 18 óráig váljanak.”
Adj egy őszinte okot
Bár jó gyakorlat, hogy őszinte legyek a munkáltatóval szemben, ha egy órával később érkezik, mert nem reggel reggel vagy, és nem tudja időben megtenni, érdemes újra megvizsgálni, hogy ésszerű alapot szolgáltat a kérésére. De ha az Ön oka, hogy személyes vagy családi kötelezettségei vannak, amelyeket jobban lehet kiszolgálni, ha több időt tölthet munkába, jelezze azt. Nem kell túl személyesnek lennie; például úgy tűnik, hogy a kérelem számára elfogadható alapot képez a gyermek napközbeni gondozása vagy a házastársakkal történő átvétel. Ön azonban a bíró, annak alapján, hogy milyen kapcsolatban áll a felügyelővel vagy a vezetővel, és valóban tudnia kell-e, hogy miért szeretne egy ütemezési változást.
Érdemes megérteni a munkáltatót
Ha a kérésed azért van, mert folyamatosan késedtél, és úgy gondolja, hogy egy órával később, mint a szokásos ütemezésed, időben tájékoztatod a munkádat, légy őszinte a kihívásokkal kapcsolatban, és időben dolgozhatsz. Javasoljuk, hogy az Ön részvétele jelentősen javulhasson, ha más ütemterve lenne. Ez az egyik módja a munka teljesítményének egy aspektusának kezelésére, és a levelében megemlítheti, hogy proaktívan próbálkozni fog a teljesítményének javításával a jelenlét problémás területének kezelése révén. Például elkezdheti a mondatot: "Azt hiszem, az új munkaidőknek az alábbi pozitív hatásai lesznek az üzleti életre …"
Biztosítson
Lehet, hogy úgy érzi, hogy biztosítani kell a felügyelőnek, hogy a menetrendváltozás nem fogja negatívan befolyásolni az osztály működését vagy a munkaterhelés kezelésének képességét. Lehet, hogy nyomon követte a kapott hívásokat, és észrevette, hogy szinte minden ügyfelünk 9 órakor hív, majd hozzáadhatja a leveléhez, hogy figyelte az ügyfelek hívásainak csúcsát, és hogy a menetrendváltozás hasznos lehet a szervezet számára. A levélben azt is kijelentheti, hogy nem tervez kihívást az összes hozzárendelt feladat végrehajtására, amely további biztosítékot ad arra, hogy ezt gondolta át, és biztos, hogy a menetrendváltozás nem okoz problémát.
Követés
A levél utolsó részében, hogy későn jön az irodába, újra kell állítania a kérését, és ha a menetrendváltozás állandó, javasoljuk azt a dátumot, amelyen a módosítás érvénybe lép. Kérdezze meg, hogy van-e további papírmunka az ütemezésváltás végrehajtásához. Ez azt jelenti, hogy a HR osztályon vagy a felügyelőnknek legalább a papírmunkával kapcsolatos választ kell adnia. Továbbá, ha így írtak, akkor pozitívabbnak tűnik, mint egy olyan levél, amely arra utal, hogy nem biztos abban, hogy a kérelem jóváhagyásra kerül. Köszönjük a HR osztályt és a felügyelőt, hogy megvizsgálják őket, és tájékoztassa őket arról, hogy mikor fog követni a jóváhagyást.
