A hivatalos meghívást megtagadó levél írása nehézkes lehet. Szükséges válaszolni arra, hogy a meghívó személy vagy vállalkozás tudja, hogy ne várjanak rád. A kihívás a levél írása oly módon történik, hogy ne sértődjön meg a másik féltől, úgy gondolja, hogy csak próbál kijutni az eseményükre. A gondos megfogalmazás és a részletgazdag szem előtt tartása biztosítja, hogy a címzett megkapja az üzenetet a kívánt szellemben.
Indítsa el a visszautasítási levelet egy üdvözléssel. Döntse el, hogyan kívánja a címzettet címezni. Ha ez valóban formális, és nincs napi viszonya a személyhez, akkor „Mr.” -ként forduljon hozzá vagy "Mrs." Csak akkor használjon hivatalos nevet, ha biztos abban, hogy ez elfogadható.
Őszintének lenni. Ne készítsen extravagáns történeteket, hogy elmagyarázza, miért nem tudsz részt venni. Mondja el az igazságot a lehető leggyorsabban. Magyarázd el egy mondatban vagy kettőben, hogy miért nem fogsz részt venni. Használja a "sajnálatosan" vagy "sajnos" szavakat, hogy jelezze, hogy a helyzet más lehet.
Fejezze ki a meghívást. Köszönöm a címzettnek, hogy gondolt rád. Ez biztosítja, hogy a jövőbeni eseményekre nem kerülnek véglegesen a listából.
Zárja be a levelet, ha a legjobb kívánságokat fejezi ki a címzettnek. Hadd tudja, hogy remélem, hogy rendezvénye jól megy.
Zárja be a levelet "Tisztelettel", vagy egyszerűen csak köszönje a címzettet. Írja be a nevét egy tollal. Ez azt mutatja, hogy személyesen vette az időt a levélre. A kinyomtatott név túlságosan általános és megteheti, hogy a fogadó túl elfoglalt ahhoz, hogy időt vegyen a meghívására.
Olvassa el hangosan a levelet. Győződjön meg róla, hogy rendelkezik-e a hangjelzéssel. Végezze el a módosításokat, majd küldje el a levelet.
Figyelem
Az őszinteség a legjobb politika a meghívás elutasításában. Nem akarod, hogy elkapjanak egy olyan hazugságban, amely megszakíthatja a jó üzleti kapcsolatot.
