Sok vállalat hitelkártyákat bocsát ki a munkavállalóknak különböző vásárlásokra, beleértve az irodai eszközöket, az üzleti tevékenységgel kapcsolatos étkezéseket és az utazási költségeket. Ugyanakkor időnként a munkavállalók visszaélhetik a vállalati hitelkártyát, hanem helytelenül a munkahelyi költségekhez, vagy ami még rosszabb, személyes használatra, beleértve a készpénzes előlegeket, a személyes utazást, az otthoni költségeket és még többet. Amint megtudja, hogy egy alkalmazott nem megfelelő módon használta a vállalati hitelt, gyorsan cselekedjen, hogy a többi alkalmazott ne kövesse az öltönyt, vagy a visszaélés folytatódik.
Nézze át a vállalati hitelnyilvántartásokat annak megállapításához, hogy mely díjak nem megfelelőek vagy nem vállalati jellegűek. Jelölje ki őket, és készítsen másolatokat mind a pénzügyi osztály, mind pedig a munkavállaló személyi állománya számára. Ez nemcsak azt jelenti, hogy a kártyát visszaélték, hanem egy referenciapontot is biztosít a munkavállaló beszélgetése során.
Beszéljen az emberi erőforrásokkal, mielőtt beszélgetne a munkavállalóval. Lehet, hogy a szobában kell lennie, amikor megkérdezik a munkavállalót a díjakról. Továbbá elmondhatják, hogyan kell eljárni, ha a munkavállaló elismeri, hogy a kártyát személyesen használja vissza, különösen akkor, ha tudta, hogy ez ellentétes a vállalati szabályokkal.
Ütemezzen egy találkozót a munkavállalóval. Kérdezze meg, hogy megkapta-e a vállalat irányelveinek másolatát, amikor megkapta a kártyát. Ez megmondja, hogy tudta-e a vállalati hitelhasználatra vonatkozó szabályokat. Adj neki egy esélyt, hogy elmagyarázza és megtudja, hogy a vádak szándékosak-e, ha ő is felelős a díjakért, vagy ha ez egyszerűen egy rossz kártya használata a rossz típusú vásárlásokhoz. Ha a cselekmény rosszindulatú és szándékos volt, szükség lehet fegyelmi eljárásra. A fegyelem súlyossága a teljes rekordtól, valamint a felszámított összegtől, az ő hajlandóságától, hogy elismerje az öntudatlanságát, és a lelkiismeret szintjétől függ. Jegyezze fel a beszélgetést engedélyével abban az esetben, ha az ügyet tovább kell folytatnia, mint például a büntetőjogi vádemelés.
Kezdje el a visszaélés szintjéhez illeszkedő bármilyen lépést. Ha egyszerűen csak véletlenszerű visszaélés kérdése lenne, akkor ismételje meg a kártya használatára vonatkozó iránymutatásokat, és adjon újabb lehetőséget a munkavállalónak. Ha a díjak céltudatosak, akkor a vállalati iránymutatásokat használja a legjobb döntések meghozatalához, és vegye figyelembe a munkavállaló történetét és a díjak jellegét.Ha a díjak a több ezerre kerülnek, ez a legtöbb államban lopásnak tekinthető, és lehet, hogy nincs más választása, mint a helyi rendőrséggel való kapcsolatfelvétel, és kérje őket, hogy a munkavállalót terhelik.
Intézet szigorúbb iránymutatások a hitelkártya használatára vonatkozóan. Az Inside Indiana Business honlapja szerint minden hónapban ellenőrizze a díjakat, és jelölje be azokat, akik gyanúsak. Tegye azt a szabályt, hogy a munkavállalók megkérdezzék, mielőtt bármilyen összeget fizetnének. Korlátozza az alkalmazottak számára kiadott kártyák számát, lehetővé téve csak azokat, akiknek rendszeresen kell beszerezniük az üzletet a vállalati hitelszámla fenntartásához.
