A vállalkozások különféle költségeket viselnek, és gondos pénzügyi nyilvántartást kell vezetniük. Az ősi világban az írás fejlődése óta a vállalkozások nyilvántartást vezetnek a pénzügyi tranzakciókról. Az Egyesült Államok adórendszere megköveteli, hogy az üzleti vállalkozások az adóügyi szempontból pontos bérszámfejtési nyilvántartást tartsanak.
Payroll
A bérszámfejtés az egyik legnagyobb költség, amelyet egy vállalkozás okoz. A munkavállalók által fizetett bérekből és fizetésekből áll.
Adók
Az Egyesült Államok törvénye előírja, hogy a vállalkozások bizonyos adókat visszatartanak a munkavállaló béréből. A munkáltatók kötelesek ezekből a bevételekből visszatartani az állami, szövetségi és városi adókat. Egyes államok és városok nem vetnek ki ilyen adókat. A munkáltatóknak a munkavállalók béréből is visszatartaniuk kell a társadalombiztosítást és a Medicare adókat (FICA). Rendszeresen át kell adniuk ezeket az adókat a kormánynak egész évben. A munkáltatók a leányvállalatokon keresztül egyéb ellátásokat is kivethetnek, mint például az egészségbiztosítás.
Szociális biztonság és a Medicare
A bérszámfejtési rendszerre az 1935-es szociális biztonsági törvény volt a legnagyobb hatással. Ez a törvény munkanélküli segélyt biztosított a munkahelyüket elvesztő munkavállalóknak és a rászorulóknak nyújtott állami támogatásnak. A kormányzat ezeket a programokat úgy finanszírozta, hogy az adókat automatikusan levonja a munkavállalók fizetéséből. Ezek a törvények minden vállalat bérszámfejtési rendszerére vonatkozó kötelezettségeket tartottak a levonások és kifizetések pontos nyilvántartásában.
