Annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljenek a belső bevételi szolgálat (IRS) szabályainak, valamint az állami és önkormányzati törvényeknek, a vállalatoknak kulcsfontosságú munkavállalói és vállalati információkat kell tartalmaznia bérszámfejtési rendszereikben. A bérszámfejtési rendszert alkotó különböző összetevők felállítása és működtetése megfelelő átvilágítást és adózási jogszabályok megfelelő ismeretét igényli. Ennek eredményeként gyakori, hogy a vállalatok külső tanácsadót, könyvelőt vagy bérszámfejtési szolgáltatást bérelnek az adófizetések befizetésére, a W-2-ek feldolgozására, a nyugdíj- és biztosítási tervek kezelésére és egyéb bérszámfejtési feladatok ellátására.
Munkavállalói információk
Az új bérleti folyamat során a vállalatoknak olyan információkat kell gyűjteniük, mint például az egészségbiztosítás és a W-4 formanyomtatványok, hogy meghatározzák, mit kell levonni a munkavállaló fizetéséből. Ezek a nyomtatványok a munkaadók számára is fontos információkat szolgáltatnak, mint például a munkavállaló társadalombiztosítási száma és a szövetségi és állami adózási célú forrásadók. A rendszernek nyomon kell követnie és feldolgoznia kell a munkavállaló adómentességének, nyugdíjainak, biztosítási terveinek vagy nyugdíjalapjainak módosításait is.
Fizetési információk
Az új bérleti folyamat részeként a bérszámfejtési rendszerek olyan összetevőt tartalmaznak, amely kijelöli, hogy mely munkavállalók teljes munkaidőben, részmunkaidőben és vállalkozók. A munkavállalók bérszámfejtési rendszerbe történő besorolása fontos, mivel a kormány magas szankciókat szab a vállalatokra, amelyek helytelenül osztályozzák a munkavállalókat.
Munkaidőnyilvántartók
Annak ismerete nélkül, hogy hány órát dolgozott a munkavállaló, a munkáltatók nem tudják meghatározni, hogy mit fizetnek a munkavállalónak. Míg néhány munkavállalónak fizetnek fizetést, másokat óránként kompenzálnak, vagy nem mentes alkalmazottaknak. A bérszámfejtési rendszerek magukban foglalják az időkártya-információkat vagy azokat a területeket, ahol óránként és nem megfizethető munkavállalói órát rögzítenek, és pontossággal felülvizsgálják azokat. Az információkat számítógépes időóra, bélyegzőkártya bélyegző óra vagy papírlap segítségével lehet összegyűjteni.
Alkalmazható adók és levonások
Bár az IRS adótáblázatokat biztosít a vállalatoknak az alkalmazottak adóbevételeinek kiszámításához, az értékesítők és a bérszámfejtő számítógépes rendszerek is szolgáltathatják ezt az információt. A munkáltatóknak az alkalmazandó adók összegzésénél figyelembe kell venniük az éves bevételeket, a bérszinteket és az adókedvezményeket. Ezenkívül a bérszámfejtési rendszereknek ki kell számítaniuk a nyugdíjrendszereken, a 401 (k) s, a biztosítási tervek, a szakszervezeti díjak és a garnishments révén elszámolt levonásokat. A bérszámfejtési osztály a hiteleket és egyéb levonásokat is figyelemmel kíséri, amelyeknek felső határa van, és megszűnik a fizetési utólagos levonások, ha a teljes összeget visszafizették.
Bérszámfejtés
A bérszámfejtési jegyzék összefoglalja a munkavállalói jövedelmeket és a levonási információkat egy naplóbejegyzésben, amelyet a főkönyvi könyvelésbe és általános kutatási célokra helyeznek be. A bérszámfejtéseket az adójelentések létrehozására is használják. Ezeket a dokumentumokat a bérszámfejtő személyzet készíti el, vagy bérszámfejtő számítógépes rendszerekkel állítja elő.
Kézi fizetések
Esetenként a cégek fizetési csekket bocsátanak ki a munkavállalóknak a fizetési időszakok között a felmondás vagy a bérszámfejtési hiba miatt. A bérszámfejtési rendszereknek a bérszámfejtési nyilvántartásban szereplő ellenőrzési összeget az adó- és jelentési célból kell figyelembe venniük. Ez biztosítja, hogy a munkáltató adóbevallási összege összeegyeztethető legyen a munkavállalói levonásokkal.
