A számviteli világban a jövedelem- és ráfordítási tranzakciók egy meghatározott folyamat segítségével kerülnek rögzítésre, amely minden tranzakció nyomon követésére és osztályozására szolgál, hogy később könnyen visszahívható legyen. A könyvelők folyamatosan rögzítik a tranzakciókat, és minden hónapban képesnek kell lenniük az adatok rendezésére és osztályozására olyan formátumban, amely pénzügyi kimutatásokat készít, beleértve a társaság eredménykimutatását és mérlegét. Egy adott pénzügyi tranzakció minden egyes darabja olyan fiókokban kerül rögzítésre, amelyek azonosítót használnak, az úgynevezett főkönyvi kódok.
tippek
-
A vállalatok gyakran használják a főkönyvi (GL) kódokat a számviteli adatok többféle módon történő osztályozására. Ezek a kódok lehetővé teszik a vállalat számára, hogy a tranzakciós adatokat rendezze, hogy több különböző számviteli beszámolót készítsen, és lehetővé teszi a vállalat számviteli tranzakcióinak számos hasznos módon történő elemzését.
Mi a GL-kód?
A vállalatok gyakran használják a főkönyvi (GL) kódokat a számviteli adatok többféle módon történő osztályozására. A kódok egy egyszerű háromjegyű karakterlánctól a több alkatrészig terjedő kódig terjedhetnek, amelyek mindegyike osztályozót jelöl, például egy leányvállalatszámot, üzleti egységet, osztályt vagy más kategóriát.
Ezek a kódok lehetővé teszik a vállalat számára, hogy a tranzakciós adatokat rendezze, hogy több különböző számviteli beszámolót készítsen, és lehetővé teszi a vállalat számviteli tranzakcióinak számos hasznos módon történő elemzését.
Ezeket a GL-kódszámlákat egy meghatározott sorrendben hozzák létre, amelyet a kettős könyvelés elve határoz meg. A GL-kódok olyan eszközökből származnak, mint a készpénz, a követelések, a készletek és a berendezések, a kötelezettségek és a részvényesek saját tőkéje. Az ebben a részben szereplő számok száma a vállalat bonyolultságától függően akár öt, vagy akár 100 vagy több is lehet.
A GL számlák listája magában foglalja az eredménykimutatást alkotó számlákat is, a bevételi és egyéb bevételi számláktól a működési ráfordításokig és a nem működési költségszámlákig, mint például a kamatköltség.
A főkönyv
A társaság főkönyve az összes pénzügyi tranzakció főkönyve. A GL tartalmazhat például alfejezeteket, például az üzleti egység által vezetett nyilvántartásokat, amelyek mindegyike a főkönyvi bejegyzéshez kapcsolódik. Az összes információ ezután a társaság pénzügyi kimutatásainak alapjául szolgál.
A GL minden könyvelési tranzakció adatait tárolja. Ez az információ akkor hasznos, ha néhány évvel később egy könyvelőnek emlékeznie kell arra, hogy miért töltötte el a cég egy hónapig szokatlanul nagy mennyiségű pénzt az irodai eszközökhöz, vagy egy vállalat kétszer hibásan fizet számlát, és a fizetési adatokhoz rendezze a problémát. A könyvelők gyakran jegyzeteket készítenek a számítógépes rendszerben, amikor naplóbejegyzési tranzakciókat készítenek a GL-be a jövőben.
Mit jelentenek a főkönyvi bejegyzés?
A főkönyvi bejegyzések rögzített tranzakciók, amelyeket a vállalat készpénzzel foglal magában. Ezeket a tranzakciókat általában egy könyvelési naplóba hozza, és ez az információ összegzésre kerül és a főkönyvbe kerül.
Például, ha egy vállalat irodai eszközöket vásárol, akkor rögzíti a kimenő készpénzt úgy, hogy egy hitelnaplóbejegyzést tesz a mérleg készpénzszámlájára, egy betéti naplóbejegyzésre, hogy növelje irodai felszereltségi fiókját és egy terhelési naplóbejegyzést az irodai költségszámlájára, amely az eredménykimutatásban jelenik meg.
Ezeknek a naplóbejegyzéseknek a kitöltésekor a könyvelő ezeket a főkönyvi bejegyzéshez írja, hogy befejezze a belépési folyamatot. Számos számítógépes számviteli rendszer átláthatóvá teszi a naplóbejegyzési folyamatot, így úgy tűnik, hogy minden tranzakció közvetlenül a főkönyvi lapra történik.
A számlák diagramja
A GL-számlák megfelelnek egy meghatározott rendnek és struktúrának, melynek neve a számlák listája, amely lehetővé teszi bizonyos hibák ellenőrzését és következetes és rendezett pénzügyi kimutatások készítését. A cégek általában kettős bejegyzésű könyvelést használnak a főkönyvbe történő felvételkor, és minden bejegyzés rögzítéséhez kiegyenlítő terheléseket és jóváírásokat kell használniuk.
A GL-fiókkódok vagy a számlák listája felsorolja az összes mérlegszámlát, majd az összes eredménykimutatás-fiókot. A könyvelők ezután egy próbaegyenleget jelentő jelentést futtathatnak, amely minden GL-fiókot és annak megfelelő egyenlegét mutatja. Mivel minden tranzakciónak legalább egy debit- és hitelbejegyzéssel kell rendelkeznie, amely közvetlenül ellensúlyozza egymást, a próbaegyenleg-jelentésnek be kell mutatnia, hogy az összes fiók összege nulla. Ha ez nem történik meg, akkor a terhelés vagy a jóváírás hiányozhat vagy hibásan rögzíthető.
