Írásbeli üzleti levelezésben gyakori, hogy üdvözlést használunk, amikor elkezdi és befejezi a levelet vagy e-mailt. Az üzenetek elindításához használt üdvözlés a többi levelezés hangját adja meg.
A kommunikáció megkezdése előtt fontos, hogy megértsük, hogy kik írnak, és milyen szintű formalitást kell használni az ilyen kommunikációhoz. Míg sok szervezet formális nyelvet használ az üzleti kommunikációban, számos olyan cég is van, ahol az alkalmi üzleti nyelv elfogadható és ösztönzött.
Válasszon egy üzleti levél üdvözlést
Az üzenetek indításához használt üzleti üdvözletek attól függnek, hogy ismeri-e az Ön nevét. Amikor csak lehetséges, a legjobb, ha levelet vagy e-mailt küld egy adott személynek. Ily módon az üzenet megragadja a figyelmet. Ha azonban nem ismeri a nevüket, van néhány formális lehetőség, amit használhat: „Mire számíthat,” „Tisztelt Uram vagy asszonyom”, „Üdvözlet” és „Hello”.
Ha ismeri annak a személynek a nevét, akivel a levelezéssel foglalkozik, győződjön meg róla, hogy helyesen írta be. Valaki nevét egy üzleti környezetben helytelenül írja fel a gondatlanságot vagy a tisztelet hiányát.
Íme néhány hivatalos üdvözlési példa, amit akkor használhat, ha ismeri az Ön által írt személy nevét: „Kedves név,” „név” és „Hello név”. lehet, hogy használhatja az első nevüket. Ha ez egy nagyon formális kapcsolat, akkor lehet, hogy jobb a „Mr.”, „Mrs.” vagy „Ms.” használatával, majd a vezetékneve.
Néhány tipikus alkalmi üzleti példa: „Szia név” és „Hé név”. Csak akkor használja ezeket, ha jól ismeri a szervezet kultúráját, és megerősítheti, hogy ez egy alkalmi. Nem szabad ilyen formális levelezést használni, mint pl. Egy levele, ajánlólevél vagy vizsgálati levél, függetlenül attól, hogy a szervezet milyen alkalmatlan. A legjobb, ha ezeket az alkalmi üdvözleteket csak abban az esetben használjuk, ha van üzleti kapcsolatod.
Próbálja ki ezeket az üzleti leveleket
A levélben vagy e-mailben történő bejelentkezéskor ügyeljen arra, hogy olyan zárójelet használjon, amely megegyezik a levél üdvözlésében és testében használt hanggal. Például, ha elindította az e-mailt egy alkalmi, „Szia név” címmel, akkor valószínűleg nem kellene hivatalos üzleti levelet zárnia, mint a „Tisztelettel.”
Ezek az üzleti levélzárások formálisabb levelekben és e-mailekben használhatók: „Tisztelettel:“ Tisztelettel, ”„ Üdvözlettel ”,„ Tisztelettel ”,„ Nagyon tiszteletteljesen ”,„ Hűségesen a tiéd ”és„ Tisztelettel. ”Ez a fajta a tónusok a legjobbak azoknak a szervezeteknek, ahol a formális levelezés a norma, vagy a formálisabb jellegű dokumentumok, például a borító levelek.
Néhány záró példa az informális levelezésben: „Köszönöm”, „Nagyon köszönöm”, „Legjobb” és „Legjobb kívánságok”. Az ilyen típusú üzleti levélzárások a legjobban olyan vállalkozásoknál használhatók, amelyek üzleti alkalmi hangulatúak, és emberek, akikkel megalapozott kötvényed van. Ne használjon alkalmi hangot a fontos hivatalos dokumentumok aláírásához.
