A hatékonyság a legfontosabb minden irodai vagy üzleti környezetben. A szervezettség olyan készség, amely minden irodai környezet számára előnyös lesz. Az egyik dolog, amit esetleg javítani akar, még akkor is, ha úgy találja, hogy általában szervezett, a dokumentum-nyilvántartási és karbantartási eljárások. Ha nem létezik olyan rendszer, amely képes kezelni őket, órákat kereshet fontos dokumentumok keresésére. Fontos a szükséges dokumentumok beszerzése, ha nyomás alatt áll. Bár néhány munkahely tényleges fizikai fájlokat tartalmazhat, a dokumentumok nagy része a számítógépen történik.
elnevezése
Az összes fájlt és mappát azonosítsa. Ne adjon meg néhányat dátum és mások szerint a projekt nevével. Győződjön meg róla, hogy egy adott projekt minden egyes fájlja rendelkezik a projekthez tartozó egyedi címmel. Hozzon létre egy könnyen azonosítható nevű mesterprojekt mappát. Oszd meg ezt a mappát olyan almappákba, amelyek egyértelmű címeket tartalmaznak, amelyekkel fel lehet sorolni az azon dolgozók nevét, akik dolgoznak rajta, vagy más szükséges dolgokat.
Megtakarítás
Tárolja a hasonló dokumentumokat együtt. Ha egy adott projekten dolgozik, akkor mentse az összes dokumentumot a számítógép ugyanazon fő mappájába. Ez hatékonyabb és logikusabb, mint minden táblázat vagy minden grafika különböző helyeken történő tárolása. Amikor részleteket kódol, egy kattintással eljuthat a projekthez.
Tartalom
Mielőtt elkezdené dokumentumok benyújtását, tartson egy kis időt a tartalom felülvizsgálatához. Ne mentse az összes elküldött információt. Ez több időt fog jelenteni a szükségtelen dolgok későbbi megtekintésére. Ha a dokumentum az adott projekthez kapcsolódik, mentse el. Ha nem, vegye ki a számítógépről.
Állapot
Válasszon ki olyan dokumentumokat, amelyek a folyamatban lévő munka részét képezik a befejezett munkákhoz és csak referencia- és nyilvántartási célból mentett dokumentumokhoz. Használja a mapparendszerét. Mentse el az aktuális dokumentumokat egy könnyen hozzáférhető helyen, például a számítógép asztalán. Miután a munka befejeződött, helyezze át azt a projektmappát, amelyben a befejezett munkát tárolja. Szabja ezt a módszert, hogy megfeleljen a vállalkozásának.
