Mivel a vállalkozásod kibővül és sikeresebbé válik, papíralapú nyilvántartási rendszere is unalmas lehet, és praktikus is lehet. Ez az oka annak, hogy sok cégtulajdonos úgy dönt, hogy egy adatbázist használ. Bár az adatbázisok segítenek abban, hogy a szervezetek zökkenőmentesen működjenek, nincsenek hibái. Az adatbázis tervezése költséges és időigényes lehet. A technikai problémák kiterjedt károkat okozhatnak. Emellett a cégnek időt kell képeznie az alkalmazottak képzésére az új adatbázis használatához.
Időigényes tervezés
A papírfájlokról elektronikus adatbázis-rendszerré való átalakítás bonyolult, nehéz és időigényes lehet. Az adatbázisba való átkapcsolás során több lépést kell követni. A projektvezetőnek meg kell határoznia az adatbázis célját, és összegyűjti az összes szükséges információt. Az adatbázis-tervezőnek létre kell hoznia a szükséges táblázatokat, amelyek megosztják az információt, megadják az elsődleges kulcsokat, beállítják a táblázatok kapcsolatait, finomítják a tervezést és alkalmazzák a normalizálási szabályokat, amelyek megakadályozzák a redundáns információk több helyen történő fenntartását. A képzettség szintjétől függően az adatbázis tervezése több napot és több hetet is igénybe vehet.
Technikai problémák
Előfordulhat, hogy az adatbázis hibákat okozhat, amelyek szinte minden benne lévő információt károsítanak. A papírfájlokkal ellentétben, ha az adatbázisban hibát észlelnek, akkor dominóhatása lehet. A kis hibás számítások szükségessé tehetik a rendszer jelentős átalakítását. A rendszeres biztonsági mentések kritikusak a sérülés lehetőségének korlátozása érdekében.
Drága
Az adatbázisba való átalakítás nagyon költséges lehet. A vállalkozás tulajdonosának több költsége lesz. Minél bonyolultabb az adatbázis kialakítása, annál költségesebb lesz. A cégnek meg kell vásárolnia a szoftvercsomagot, amely maximális rugalmasságot kínál az egyéni tervezésű adatbázisok számára, és lehetővé teszi a növekedést. Sok esetben a vállalkozás tulajdonosának szakembert kell felvennie annak érdekében, hogy a munka helyesen történjen. Annak érdekében, hogy a legjobb teljesítményt biztosítsa, az adatbázis struktúrájának tervezéséhez elegendő befektetést kell tennie.
Szükséges képzés
Az adatbázisba való konvertálás azt jelenti, hogy a vállalkozás tulajdonosa köteles képezni az alkalmazottakat az új szoftver használatára. Az alkalmazottaknak időt kell szerezniük a szokásos munkakörülményeiktől. A vállalkozás tulajdonosának az oktatókat is fel kell vennie a képzési órák vezetésére. Egyes alkalmazottak ellenállhatnak az új technológiának. A tréningek több órától néhány napig tarthatnak, és a technológia teljes elfogadása sokkal hosszabb időt vehet igénybe. Attól függően, hogy mennyi időt vesz igénybe a munkavállalók, hogy megtanulják, hogyan navigálhatnak a rendszerben, a képzés és az elfogadás lassíthatja a termelékenységet.
