A vállalatok és az egyének általában szkennereket használnak a dokumentumok és képek reprodukálására. Ezek lehetnek önálló eszközök vagy all-in-one szkennerek nyomtatási képességekkel. Annak megállapításához, hogy egy szkenner érdemes-e befektetni, meg kell mérnie a gép előnyeit és hátrányait. A funkciókészletek változása megnehezíti ezt a folyamatot.
Pro: Gyors reprodukció az eredeti megőrzésével
A szkennerek szükségtelenné teszik a szöveg újraírását vagy a képek újrarajzolását. Így akár 10 másodperc alatt reprodukálhat egy dokumentumot vagy képet, még akkor is, ha az eredeti órákban vagy napokban készült. A lapolvasó ezt a másolatot az eredeti elem sérelme nélkül készítheti el.
Con: Oldalak másolása
A legtöbb szkenner a papírlapokra nyomtatott szövegek és képek reprodukálására készült. Ezeket nem a 3D objektumok szkennelésére tervezték, még akkor sem, ha a lapolvasó kétoldalas (beolvashatja az első és hátsó képet). A tervezés azt jelenti, hogy korlátozott a beolvasás. A 3D szkennelés fejlettebb lézeres technológiát jelentene, amelyet általában nem találnak az átlagos irodai szkennerben.
Pro: digitalizálás
Miután beolvasott egy dokumentumot, elmentheti a beolvasott képet fájlként a számítógépen. Ezt a fájlt különböző szoftverekkel módosíthatja. A dokumentum vagy kép digitalizálása azt is jelenti, hogy könnyen átviheti az eredményül kapott fájlt, például egy tollmeghajtóba helyezve vagy e-mailben elküldve azt egy munkatársnak.
Con: Minőségcsökkenés
A szkennelés szöveg, grafika vagy mindkettő képe. Ennek eredményeképpen a szkennelés soha nem lehet olyan jó minőségű, mint a szkennelt eredeti elem, mind a szoftver-, mind a hardverkorlátozások miatt. Az adatok tömörítése a digitális átalakítás során csökkenti a beolvasott kép minőségét is - néhány tömörítési formátum rosszabb, mint mások. Az adatvesztés nem látható szabad szemmel, de mindig előfordul. Ez nem lehet óriási probléma az alapvető szöveges dokumentumok esetében, de problémás lehet, ha meg kell őrizni a kép részleteit és színét. A magasabb minőségű szkennelés megszerzése általában nagyobb fájl létrehozását jelenti, amely nem olyan könnyen tárolható vagy elküldhető e-mailen keresztül.
Con: Technikai kérdések és hordozhatóság
A szkennerek a szoftverre és a mozgó alkatrészekre támaszkodnak, mint például a szállítási pálca, és sok esetben szükségük van egy számítógépre is. Ennek eredményeként a szkennerek hibákat okozhatnak, és karbantartást igényelhetnek. A lapolvasónak például új illesztőprogramokra van szüksége, vagy a számítógéphez csatlakoztatott számítógép fagyhat. A LED-es izzók elhalványulhatnak, és cseréje megtörténhet, és a szkenner ágy elég szennyezett lehet ahhoz, hogy zavarja a szkennelési minőséget. Az érzékelők nem tudnak működni a nem megfelelő csatlakozások miatt. A szkennerek is elavulhatnak, és idővel ki kell cserélniük. Mind a karbantartás, mind a csere költséges lehet, különösen nagy irodai szkennerek esetében, amelyek összetettek. Ezenkívül a hordozhatóság problémát jelenthet mind a szkenner mérete, mind a szkennernek a gazdaszámítógéptől való függése miatt.
