A sikeres nyilvántartási rendszerek biztonságosan tárolják a nyilvántartásokat, és szervezeti módszert hoznak létre a nyilvántartások létrehozásához, karbantartásához, használatához és megsemmisítéséhez. A rendszer integritásának megőrzéséhez elengedhetetlen a nyilvántartási iránymutatások létrehozása és folyamatos frissítése. Az információs követelményekre, a beviteli módokra, a tárolási időkre és a biztonsági mentésre, a biztonsági előírásokra és a pontos jelentésekre vonatkozó iránymutatásokkal hatékony nyilvántartási rendszert hozhat létre.
Információ
Iránymutatásokat dolgoz ki arról, hogy milyen típusú információkat kíván a vállalatnak és kell tárolni. Ennek magában kell foglalnia a szerződéseket, a munkavállalói fájlokat, a beépítési dokumentumokat, az ügyfelek nyilvántartásait, a szabályozási adatokat, a pénzügyi nyilvántartásokat és az üzleti tevékenységhez szükséges egyéb információkat. Fordítsa össze ezt a listát a több részleggel folytatott konzultáció révén, hogy biztosítsa az összes funkcionális szükséglet teljességét és betartását. Tekintse át a végleges listát a cég jogi tanácsadójával, hogy ellenőrizze, hogy a jogi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges információk szerepelnek-e a rekordkezelési tárolási irányelvekben.
Beviteli módszerek
Minden rekordtípusnál készítsen módszert a rekordbevitelre. A rekordokat kézzel, kiegészítő rendszerekből importálhatjuk, vagy beolvashatjuk egy beolvasó rendszeren keresztül. Ezeknek a beviteli módoknak megbízhatónak és biztonságosnak kell lenniük. Az elektronikus cserék esetében olyan redundancia ellenőrzéseket kell végrehajtani, amelyek biztosítják a pontos átutalásokat. A kézi bevitelhez indítsa el a minőségellenőrzési rendszert a pontosság érdekében.
Tárolás
Jelölje ki a rendszerbe bevitt minden rekordtípus tárolási idejét. A határidőknek figyelembe kell venniük a jogi kötelezettségeket, az adatrendszer-korlátozásokat és a funkcionalitást. Ritkán hozzáférhető rekordok esetében fontolja meg egy kiegészítő tárolórendszert, amely lehetővé teszi az alkalmi hozzáférést a rekordokhoz. Ezek a feljegyzések tömöríthetők a tárolási igények minimalizálása érdekében. A rekordok elmentése az elsődleges rekordrendszerétől lehetővé teszi a gyakran használt rekordok gyorsabb húzását. A rekordkezelési iránymutatásoknak tartalmaznia kell a rutin mentési eljárásokat, és lehetőleg a kritikus rekordok helyszínen történő ismételt tárolását.
Biztonság
A mélyreható biztonsági terv lényeges része a rekordkezelési tervének. Csoportosítsa a bejegyzéseket biztonsági osztályozható csoportokba, és biztonságos, jelszóval védett hozzáférést rendelhet a megfelelő munkavállalói csoportokhoz. Ezt a biztonsági ellenőrzést azokra is alkalmazni kell, akik hozzáférhetnek a bemeneti adatokhoz, karbantartást végeznek, és használják vagy megsemmisítik a rekordokat. A vállalati és szabályozási kötelezettségek betartásának biztosítása érdekében rendszeresen ellenőrizze a biztonsági ellenőrzéseket. Az új alkalmazottakkal kapcsolatos eljárásokba és a megszüntetett munkavállalói eljárásokba foglalja bele a biztonsági engedélyeket.
jelentések
A rutinszerű jelentéseknek a nyilvántartási rendszer részét kell képezniük. Ezeknek a jelentéseknek tartalmaznia kell azon felhasználók listáját, akik érzékeny adatokhoz jutottak, a biztonsági ellenőrzésben bekövetkezett változások, a hibás jelentések hiányos nyilvántartásaihoz, valamint a felszámolandó dokumentumokhoz. Jelentések hozzáadása minden kritikus adatterülethez.
