A W-9 belső bevételi szolgáltatás űrlapot arra használják, hogy megkapja az adóalany azonosító számát egy magánszemély vagy vállalat számára. A vállalatok ezt az űrlapot használják új TIN-ek beszerzéséhez. A kezdeti IRS W-9 formanyomtatvány megszerzése után a vállalatoknak nem kell frissített űrlapokat szereznie a létrehozott gyártóknak; a forgalmazók felelősek egy frissített W-9 formanyomtatvány biztosításáért, ha bizonyos információk megváltoznak.
A W-9 információ frissítése
Az eladó köteles egy új W-9 formanyomtatványt szolgáltatni, ha a szállító neve vagy a TIN változik. Továbbá, ha az eladó üzleti szerkezete megváltoztatja adózási követelményeit, új W-9 formanyomtatványt kell biztosítani.
A W-9 használata
Az IRS megköveteli, hogy a vállalatok az 1099-es formanyomtatványt a 600 dollárt meghaladó összegű kifizetések bejelentésére tegyék. A W-9 formanyomtatvány biztosítja, hogy a vállalatnak elegendő információ álljon rendelkezésre ahhoz, hogy szükség esetén készítsen 1099-es formanyomtatványt.
Helyettesítő űrlapok
Az IRS lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy a W-9 formanyomtatvány helyett saját űrlapokat használjanak, ha lényegében hasonló információkat kért. Például egy vállalat létrehozhat saját szállítói beállítási űrlapot, és elküldheti azt minden új eladónak. Ez a nyomtatvány tartalmazhat mind a cégre vonatkozó, mind a szállítóra vonatkozó információkat, valamint a W-9 formanyomtatványon található információkat.
W-9-es információ
A W-9 formanyomtatvány egy eladó nevét, levelezési címét, adózási besorolását és a társadalombiztosítási számot vagy a munkáltató azonosító számát kéri. A W-9 formanyomtatványnak vagy azzal egyenértékű helyettesítőnek azt is meg kell követelnie, hogy az eladó igazolja, hogy az adófizető azonosító száma pontos, hogy az eladó az Egyesült Államok állampolgára, és hogy az eladó nem tartozik a mentés visszatartásához.
szankciók
Ha egy vállalat W-9 formanyomtatványt kér egy szállítótól, és az eladó nem tesz eleget, az eladó 50 dolláros bírságot szabhat ki, kivéve, ha a hiba nem indokolt okból, hanem szándékos gondatlanságból ered. Ha az eladó hamis információkat szolgáltat, az eladónak polgári és büntetőjogi szankciók is felmerülhetnek.
