Ha olyan új munkát indít el, amely szakmai ügyintézői feladatokat, személyes vagy üzleti levél küldését, vagy egy adománygyűjtő vagy egyéb eseményre küldte el, meg kell tanulnia, hogyan kell egy borítékot rendesen megtenni. Azok a levelek, amelyeket nem mutatnak be megfelelően, üzenetet küldhetnek a címzettnek, hogy nem érdekelte eléggé, hogy eltöltse az időt, hogy helyesen hajtsa be és tegye be az elemeket egy borítékba.
Fogja meg a borítékokat, mielőtt megtörténne, különösen, ha leveleket tartalmaznak az ügyfeleknek vagy a kilátásoknak. A borítékokat egy nyomtató segítségével lehet kezelni, hogy a címet közvetlenül a borítékra helyezze át, a borítékra rögzíthető címkék nyomtatásával vagy egy cím kézzel történő megírásával. A kézzel írt borítékokat csak akkor használhatja, ha személyes levelezést küld egy barátnak vagy családtagnak.
Gyűjtsük össze a borítékba helyezendő anyagokat. Ha sok borítékot tartalmaz hasonló információkkal, keresse meg a nagy felületet, hogy dolgozzon, például asztali, íróasztal vagy számláló. Válasszuk el az egyes levelek különböző alkatrészeit különálló cölöpökhöz egy elérhető távolságon belül, ahonnan dolgozni fogsz.
Vizsgálja meg a legnagyobb papírlapot, amelyet a levelezésbe be kell venni. Ha a legnagyobb lap tipikus 8,5 hüvelykes betűvel van ellátva, akkor azt harmadikra kell hajtani, az összes kisebb lapot vagy postai komponenst összehajtva. Ha a legnagyobb papírméret szignifikánsan kisebb, mint egy normál levélméretű papírlap, akkor a papírt félbehajthatja, vagy kihúzhatja, ha a borítékba illeszkedik.
Csúsztassa a hajtogatott papírt egy borítékba, amelynek a nyitott vége a boríték alsó eleje felé néz. A címzettnek képesnek kell lennie arra, hogy nyissa ki a borítékfedelet, húzza ki a levelet, és olvassa el a levelezés tartalmát anélkül, hogy a papírt körbe vagy fejjel lefelé kellene fordítania. Töltse le a borítékot nedves szivaccsal, ha nem használ önzáró (vagy ragadós) borítékot.
