A hatékony ellenőrzés lehetővé teszi a vállalat számára, hogy pontosítsa és korrigálja az eljárási hiányosságokat. A hatékony ellenőrzési jelentés objektív módon megállapítja a megállapításokat és javaslatokat tesz a javításra. A könyvvizsgáló részletezi a vizsgálati csoport méretét, a vizsgálati kritériumokat és az eredményeket. A bejelentett eredményeknek jogosnak kell lenniük, és alátámasztó bizonyítékokkal kell alátámasztaniuk. Amikor a vezetés a válaszok elkészítéséhez felülvizsgálja a megállapításokat, a könyvvizsgálónak az előkészítés során tett szándéka az egész dokumentumban nyilvánvaló. Ez lehetővé teszi a nyílt kommunikációt és az esetleges eljárási hiányosságok orvoslását.
Hozzon létre egy fedőlapot. Tartalmazza a vállalat nevét és az ellenőrzött osztályt. Helyezze el az ellenőrzés hónapját és évét - nem azt a dátumot, amikor ténylegesen megírja a jelentést. Például, ha 2011 áprilisában befejezi az ellenőrzést, de nem adja ki a jelentést júliusig, írja be a 2011. áprilisi szöveget a fedőlapra.
Címezze meg az ellenőrzési jelentést a felülvizsgált osztály vezetőjének. Másolja az összes alacsonyabb szintű kezelést.
Írjon be egy bevezetőt az ellenőrzéshez. Adjon hátteret az ellenőrzött osztályra, beleértve annak funkcióját, méretét és céljait.
Ismertesse az ellenőrzés célkitűzéseit. Tartalmazza azt, amit keresett mind általánosan, mind konkrétan. Például az Ön általános célja az, hogy biztosítsa a hatékony eljárásokat és ellenőrzéseket. Konkrétan Ön átfogó politikákat, megfelelő jóváhagyási szinteket és pontos dokumentációt keres.
Részletesen ismertesse a jelentésből levont következtetéseket. Adja meg részletesen a konkrét eredményeket. Ha hiányosságokat észlel a dokumentációban, jelölje meg a hiányzó pontos dokumentumot és záradékot. Ha egy adott eljárás hatástalan, vegye figyelembe, hogy bizonyítékot szolgáltat arról, hogy miért nem működik.
Adjon ajánlásokat a lépésekről, amelyeket a menedzsment megtehet, hogy orvosolja a megállapított hiányosságokat.
Adja meg a menedzsmentnek a lehetőséget, hogy válaszoljon az ellenőrzés eredményére. Amikor megkapja a menedzser válaszait, illessze be a jelentésbe.
Ismerje meg a tanszék munkatársait, akik segítettek az ellenőrzés befejezésében.
Befejezéséhez adja meg elérhetőségeit. Adja meg nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét.
