Ha titkárként vagy közigazgatási asszisztensként kíván dolgozni, akkor meg kell győződnie arról, hogy megfelelő készségekkel rendelkezik. A titkár és az adminisztratív asszisztens szerepe az elmúlt években gyorsan változott, és az egyének szükségletei is fejlődtek. Megérteni, hogy mely készségek és képességek a legfontosabbak, könnyebbé és sikeresebbé teheti munkakeresését.
Számítógépes ismeretek
A legtöbb titkársági munkát most számítógépeken végzik, így a titkároknak szilárd számítógépes ismeretekkel kell rendelkezniük. Ezek a készségek magukban foglalják a nagyobb irodai szoftvercsomagok, például a Microsoft Office használatát. Az esetleges titkároknak meg kell ismernie a Microsoft Office számos különböző változatát, mivel nem minden vállalat használja a legújabb verziót.
Jó kommunikációs készség
A titkároknak szilárd kommunikációs készséggel kell rendelkezniük, mind írásbeli, mind szóbeli. A titkárokat gyakran felkérik, hogy a főnökeik nevében kommunikáljanak, és képesnek kell lenniük arra, hogy a lehető legjobb fényben bemutassák magukat és munkáltatóikat. A titkárokat gyakran arra kérik, hogy a főnökeiktől csak minimális utasításokat írjanak. Ez azt jelenti, hogy kiváló angol nyelvtudással kell rendelkezniük, és meg kell érteniük az üzleti etikettet és a megfelelő üzleti kommunikációs formátumokat. A kiváló kommunikáció szükségessége minden területre kiterjed, a viszonylag informális kommunikációtól, mint az e-mail és azonnali üzenetküldés, az üzleti javaslatok és a hivatalos levelek.
Gépelési és adminisztrációs készségek
A titkároknak nagyon erős gépelési ismeretekkel kell rendelkezniük, hiszen napjaik jó része betűket, emlékeztetőket, e-maileket és más írásos kommunikációt ír. Sok munkáltató megköveteli, hogy a titkársági kérelmezők gépelési tesztet végezzenek, így készítsenek előkészítést, és gyakorolják a gépelési készségeket az interjú előtt. Sok titkár adminisztratív feladatokat is ellát, mint például az alapvető számviteli és bérszámfejtési feladatokat. Az erős matematikai készségek fontosak a titkársági szakmákban, így ezeknek a készségeknek a kitüntetése nagyon fontos.
Emberi ügyesség
Az erős interperszonális készségek elengedhetetlenek minden titkár vagy adminisztratív asszisztens számára. Ezek az egyének rutinszerűen dolgoznak számos különböző szervezeti egységgel, és képesnek kell lenniük a szervezetben élő mindenki számára, hogy hatékonyan tudják munkájukat végezni. A titkárok a szervezeten kívüli személyekkel is együtt dolgoznak, gyakran vezetőként szolgálnak a főnökeik számára. Ennek a munkának elengedhetetlen a barátságos hozzáállás és a másokkal való együttélés képessége.
