A folyamatdokumentáció egyértelműen felvázolja a vállalaton belüli kritikus feladatokat. Megszüntetik az alkalmazottak közötti zavart, és egy vállalat összes tagját ugyanazon az oldalon helyezik el. A folyamatdokumentum meghatározza, hogy milyen folyamatok vannak a vállalatban. A jelenlegi gyakorlatok azonosításával gyakran feltárja a hibákat a jelenlegi rendszerben, és láthatja a javítás lehetőségét. A folyamat dokumentációja lehetővé teszi a vállalat számára, hogy gyorsabban alkalmazkodjon a változó üzleti igényekhez. A vállalat jelenlegi funkcióinak egyértelmű megfogalmazása jobban lehetővé teszi a vállalat számára, hogy előre haladjon.
Határozza meg a dokumentum hatókörét. Dokumentálhat minden folyamatot egy cégen belül, vagy nagyobb cégeknél, összpontosíthat egy folyamatfolyamatra. Például egy nagyvállalat csak a számviteli funkcióival kezdheti el ahelyett, hogy dokumentálná a szervezet teljes működését.
Készítsünk egyoldalas, vizuális ábrázolást a folyamatokról. Adjon hozzá egy alkalmazhatósági mátrixot, egy vázlatot arról, hogy ki felel az egyes feladatokért, vagy egy folyamatfolyamat-diagramot. A folyamat folyamatábrája a folyamat befejezésének különböző lépéseinek magas szintű ábrázolása, és a lépések a szervezeten keresztüli átadása. Például a számla kifizetésének különböző lépéseit egy folyamat folyamatábrája vázolja fel.
Magyarázza el a folyamatnak a termékekre és szolgáltatásokra gyakorolt hatását. Részletesen ismertesse a normál műveletek hatásait és a folyamatban bekövetkezett hibák hatásait. Ha például a számlákat elveszik és nem kapják meg a kifizetést, a szállító megtagadja a következő megrendelés szállítását.
Határozza meg a folyamatban lévő szerepeket. Határozza meg a szerepüket munkakörük, és nem az egyén. Például a számlázó ügyintézők feldolgozzák a számlákat és beírják azokat a fizetési rendszerbe. Az adatkezelő jóváhagyja a számlákat és engedélyezi a fizetést.
Vázolja fel a folyamatban használt összes számítógépes rendszert és szoftvert. Egyértelműen határozza meg az egyes rendszereket, annak célját és funkcionalitását.
Dokumentálja a folyamatot a kezdetektől a végéig. Használja a folyamatfolyamat-diagramot a szöveg elkészítéséhez. A lehető legrészletesebben vegye figyelembe a dokumentumban szereplő hatókörét. A szerepkörök használatával inkább az egyes nevek helyett felelősséget rendelhet.
A kivételek közé tartozik egy szakasz. Dokumentálja, hogy mi történik, ha nem követi a normál folyamatáramlást. Például amikor a számítógépes rendszerek leállnak, a számlák feldolgozásához papíralapú számviteli rendszert vezetnek be.
Tekintse át a folyamatdokumentumot az összes érintett féllel. Győződjön meg róla, hogy mindenki egyetért a folyamatokkal.
