A folyamatdokumentáció olyan folyamatok rögzítése, amelyeket a vállalat rendszeresen végez. Általában az alkalmazottak képzése, a folyamatdokumentáció és a képzés néha időt vesz igénybe más tevékenységektől. Ugyanakkor a megfelelő képzést nem kapó munkavállalók által okozott problémák megoldása, vagy a folyamat megfelelő végrehajtásának nem megértő módja is eltarthat egy naptól.
Integráció
A szervezetek egy sor integrált folyamatot tartalmaznak, amelyek egy átfogó cél eléréséhez kapcsolódnak. A folyamatdokumentáció magában foglalja a különböző folyamatok rögzítését, hogy a szervezetek megértsék, hogyan működnek, és stratégiákat dolgoztak ki azok javítására.
Világosság
A folyamatokat egyértelműen és meggyőző módon kell rögzíteni, mivel ezek a folyamatok segíthetnek a munkavállalók általi elvégzésének módjaiban szükséges változások megfogalmazásában is. A menedzsment néha olyan folyamatdokumentációkat dolgozhat ki az új alkalmazottak képzésére szolgáló képzési kézikönyvekben.
Perelhető
A folyamatdokumentációnak vitathatónak kell lennie, hogy azok, akik még soha nem végezték el ezeket a folyamatokat, meg tudják tenni őket. Azért, hogy bizonyos termékek ugyanazok legyenek egy üzletláncban, azért, mert az ilyen termékek létrehozása - például egy csésze kávé - egyértelműen dokumentálva oly módon, hogy mások lehetővé tegyék a termék ismétlődéseinek létrehozását. A folyamat dokumentációját az alkalmazottak képzésében segíteni kell.
Ok és okozat
A folyamat dokumentációját úgy kell megírni, hogy egyértelműen meghatározza a folyamatok ok-okozati jellegét. A folyamatokat elkülönítetten dokumentálni kell, és dokumentálni kell, hogy megmagyarázza, hogy a különböző folyamatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Például egy szervezet megértheti, hogy a találkozó folyamata milyen hatással van a vállalat vita nyitottságára.
Mulasztás
A folyamatdokumentáció készítőinek tisztában kell lenniük azzal, hogy mit kell hagyni a folyamatdokumentációban. Például egyes folyamatok olyan egyszerűek, hogy nem kell őket leírni. Más folyamatokat nem feltétlenül kell minden alkalommal helyesen elvégezni.
Folyamat és képzés
A vezetők gyakran kombinálhatják a folyamatdokumentációt és a képzést. A folyamatdokumentáció időt takaríthat meg azon munkavállalók számára, akik más feladatokat végezhetnek a képzési idő helyett. A folyamatdokumentáció azonban nem mindig ad magyarázatot az alkalmazottak számára. Gyakran gyakorlati képzéssel kell kombinálni, hogy az új munkavállaló egyértelműen megértse az információkat.
