A „törzsi tudás” minden olyan íratlan információ, amelyet az Ön vállalkozása, csapata, csoportja vagy törzse használ a céljainak eléréséhez. A törzsi tudás problémája az, amikor elveszítjük a törzs kulcsfontosságú tagjait, a tudás eltűnik velük. A cég eljárásait vagy folyamatát dokumentálva megvédheti ezt a tudást, és gyorsan új tagokat hozhat fel. A „törzsi tudás” dokumentálásának szükségességének megértése fontos eleme e dokumentumok létrehozásának.
Adja meg a teljesítéseket
Hozzon létre egy "Scope Statement" -et egy egyszerű nyilatkozat írásával, amely mindent azonosít, amit bele kell foglalni a dokumentációs projektbe. Egyértelműen azonosítsa a dokumentálni kívánt folyamatot. Jelölje meg, hogy a folyamatdokumentáció tükrözi-e, hogy a folyamat hogyan mûködik ma ma, vagy meghatározza, hogy a folyamat hogyan mûködik a jövõben.
Hozzon létre egy „Tulajdon-mátrixot”, amely megmutatja, hogy ki birtokolja a folyamatot, vagy aki a folyamat egyes részeit birtokolja. Ez a mátrix lehet olyan egyszerű, mint egy szervezeti diagram vagy folyamatfolyamat-diagram, amely egyértelműen azonosítja a tulajdonosokat és a tulajdonosok elérhetőségeit.
Azonosítsa a dokumentálandó termékeket vagy szolgáltatásokat. Ez általában egy olyan lista, amely tartalmazza az összes vagy a vonatkozó információt, például a modellszámot, a cikkszámot és a leírást.
Ismertesse a folyamatban résztvevők szerepét. Adjon meg egyértelmű magyarázatot a munkahelyi címek és nem az egyéni képességek alapján. Magyarázd el, mit tesz ez a helyzet, és hogyan illeszkedik a folyamatba. Ez lehet egyetlen dokumentum, amely felsorolja a feladat címét és leírását, vagy egy teljes munkaköri leírást a dokumentálandó folyamat minden egyes kulcspozíciójához.
Dokumentálja a folyamat minden egyes lépését, a kezdetektől a végéig, a "Process Flow" diagram vagy diagram létrehozásával. Jellemzően egy magas szintű folyamatábrát hozunk létre, amely bemutatja a folyamat főbb lépéseit, és az alacsony szintű folyamatábrák az egyes főbb lépések alárendelt folyamatlépéseit dokumentálják.
Hozzon létre megfelelő "Politikák és eljárások" dokumentációt a folyamat minden egyes lépéséhez. Az interjúkkal és kutatással kapcsolatos folyamatok feltárásakor ezek a politikák és eljárások megjelennek. Tartsunk részletes megjegyzéseket, amelyek alapul szolgálnak ezen irányelvek és eljárások dokumentumok létrehozásához.
Adjon meg egy dokumentumot a kiadványaiba, amely magyarázatot ad a belső dokumentumkezelési folyamatra. Ebben a dokumentumban meg kell magyarázni, hogy a vállalat dokumentumai milyen módon kerülnek felülvizsgálatra és jóváhagyásra, valamint hogyan oszlik meg és tárolják a cégen belül.
Hozza létre a dokumentumokat
A meglévő dokumentumok nyilvántartása annak érdekében, hogy világosan megértsék, mi van a jelenlegi helyen. Nem kell újratelepítenie a kereket új dokumentumok létrehozásával, ha ugyanazokat az információkat a meglévő dokumentumok tartalmazzák. Határozza meg, hogy ezek közül mely dokumentumok használhatók és épülhetnek, és mely dokumentumok elavultak. A már meglévő dokumentumok leltárával tudni fogja, hogy milyen dokumentumok hiányoznak és létre kell hozni. Létrehoz egy átfogó listát azokról a dokumentumokról, amelyek minden dokumentum állapotát meglévőnek, elavultnak vagy újnak tekintik. Legyen ez a "készlet" a kezében, mielőtt az első találkozót tartaná a felső vezetővel.
Hozza létre a „Tulajdonosi mátrixot” a már rendelkezésre álló bárminemű, például a meglévő szervezeti diagramok és cégkönyvtárak áttekintésével. Legyen ez a "tulajdonosi mátrix" a legelső vezetővel való első találkozás előtt.
Találkozzon a felsővezetővel, és tekintse át az "Inventory" és "Ownership Matrix" elemeket. Ennek a találkozónak a célja nemcsak a felsővezetőnek, hogy állítsa fel a kutatást, hanem jóváhagyja és egyetért a tervével. Légy felkészülve erre a találkozóra, és ne pazarolja a felsővezető idejét.
Találkozzon az egyes osztályvezetőkkel, miután elvégezte az összes felsővezető változtatását a "Készlet" és "Tulajdon-mátrix" -ában. Ezeknek az osztályvezetői találkozóknak az a célja, hogy a tanszék vezetője felgyorsuljon, mit csinál, és kezdeményezzen megbeszéléseket az egyes osztályvezetők szerepéről és a saját folyamatukról. Készítsen részletes megjegyzéseket, vagy rögzítse az értekezletet, hogy ne hagyjon ki semmit. Ahogy előrelépünk ezeken a tanszékvezetői találkozókon, a folyamat megjelenik és megszilárdul.
Frissítse az összes eredményt folyamatosan, mivel az új vagy pontosabb információkat kapja az egyes osztályvezetőktől. A legutóbbi osztályvezetői találkozót követően a teljesítésének körülbelül felét kellett kitöltenie.
Találkozzon a megfelelő felügyelőkkel, a legmodernebb kézművesekkel és a folyamatban résztvevőkkel annak tisztázása érdekében, hogy mi történik a folyamat e lépésében. Ezeket az embereket az interjú során az osztályvezető fogja azonosítani. Ezek a gyakorlati emberek tipikusan jobban ismerik a felelősségi körükben, lépésről lépésre, nap mint nap, a saját osztályvezetőjüket. Ismét vegyünk részletes megjegyzéseket, és tegyünk meg mindent, hogy előkészítsünk, mielőtt megbeszélnénk ezeket az embereket, hogy minimálisra csökkentsük azt az időt, amint kiszáll a forgalmas napjukból.
Töltse ki az összes dokumentumának első tervezetét. Ezt az első tervezetnek nevezik, de ezeknek a dokumentumoknak még mindig teljes körűnek kell lenniük, az eddig kapott információk alapján.
Az első dokumentumtervezetet először terjessze elő az érintett osztályvezetőknek és alárendelteknek a felülvizsgálat céljából. Adjon nekik időt a dokumentumok teljes felülvizsgálatára, és felkérte őket, hogy módosítsák a változtatásokat.
Kezdje el az egyéni találkozók második fordulóját ugyanazokkal az osztályvezetőkkel és alárendeltekkel, hogy felülvizsgálja az összes piros vonalat, és készítsen előkészítő dokumentumokat.
Hajtsa végre a vörös sorok összes módosítását. Ügyeljen az egy lépésben bekövetkezett változásokra, amelyek befolyásolhatják az előző vagy a következő lépést, és ennek megfelelően változtathatják meg ezeket a dokumentumokat, eljárásokat vagy áramlási lépéseket. Küldje el ezt a végleges tervezetet az illetékes osztályvezetőknek és alárendelteknek a végleges felülvizsgálat céljából.A végső tervezetet egyidejűleg küldje el a felsővezetőnek a felsővezető felülvizsgálatához.
Végezze el a végleges módosításokat és küldje vissza ezeket a felülvizsgált dokumentumokat a kezdeményezőnek a végleges jóváhagyáshoz. Előfordulhat, hogy a végleges jóváhagyást megelőzően számos előretekintés történik. Minden alárendelt és osztályvezetőnek szüksége van ahhoz, hogy teljes körű jóváhagyást kapjon a dokumentumok vagy a dokumentumok részei, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a felelősségi körükhöz. A dokumentáció azonban nem tekinthető jóváhagyottnak, amíg a felső vezető nem ellenőrzi és jóváhagyta.
tippek
-
Az interjúk finomak lehetnek, ha megszakítja valaki munkanapját. Legyen felkészülve ezekre az interjúkra, ha rendelkezésre állnak a megfelelő anyagok, mint például a "Process Flow Chart" vagy más olyan dokumentumok, amelyek segítenek az interjú előrehaladásában. Legyen szíves és mindig mindenkit ugyanolyan méltósággal és tisztelettel kell kezelni, amit magadra vár. Legyen hatékony és tartsa az interjút az ülés konkrét céljára.
