A politikák és eljárások a legtöbb szervezet követelményei. Sokan meg kell írniuk az ilyen típusú dokumentumokat, mivel meg kell felelniük a szabályoknak, például a Nemzetközi Szabványügyi Szervezetnek (ISO). Az ISO olyan szabványcsalád, amely a minőségbiztosítás javítására összpontosít. Az egyik leggyakoribb példa a politikákra és eljárásokra, amelyeket a szervezetek írnak a normál működési eljárás (SOP).
házirendje
A politikák meghatározzák azokat a szabályokat, amelyeket a vállalat az egész szervezetben vagy osztályon fog végrehajtani. Például a vállalatnak van szabálya a jelszavakra vonatkozóan. Azt állíthatja, hogy a munkavállalóknak 60 naponta kell megváltoztatniuk a jelszavakat. A házirend azt is előírhatja, hogy a rendszer 14 nappal a jelszavuk lejárta előtt értesíti a munkavállalókat. A politikának világosnak, tömörnek és következetesnek kell lennie. A politikákban rövidítések is vannak. Az írónak ki kell írnia azokat az első alkalom, amikor használják, majd a többi szakirodalomban használják a rövidítéseket.
eljárások
Az eljárások politikákat hajtanak végre. Az eljárások részletes információkat nyújtanak, mint például a feladatok végrehajtásának lépésről-lépésre vonatkozó utasításai. Egy példa az eljárásra az új hálózati fiókok létrehozása. Az első lépés lehet, hogy a vezetőnek ki kell töltenie egy űrlapot az új bérletére. Az űrlap megkövetelheti, hogy a menedzser tájékoztatást nyújtson, például az új bérlet teljes nevét, munkakörét és osztályát, ahol az új bérlet működik. A kezelő ezt követően benyújtja az űrlapot az informatikai osztálynak. A hálózati rendszergazdának ezután eljárásokat kell követnie. Ezek közé tartozik az e-mail és hálózati fiók létrehozása és biztonsági jelvény létrehozása. Az eljárásokat könnyű követni. Fontos szem előtt tartani, hogy az eljárások időnként megváltoznak. Ezért a vállalatnak évente legalább egyszer felül kell vizsgálnia azokat. Meg kell jelölnie egy személyt az eljárások frissítésére. A politikákhoz hasonlóan az eljárásoknak következetesnek, tömörnek és pontosnak kell lenniük.
SOP
A SOP a Standard Operating Method. Ez a dokumentum leírja, hogy mit csinálnak a szervezet és szervezeti egységei. Ezenkívül magyarázza a munkavállalók szerepét és felelősségét. Ezután az SOP általában minden egyes osztályra vonatkozóan szabályokat és eljárásokat tartalmaz. A politika például a hardver beszerzési szabályait fogja lefedni. Ezután az eljárás lépésről lépésre ismerteti a hardver megvásárlását. Bár a SOP elsősorban szövegből áll, jónak kell lennie a szervezeti diagramok, diagramok, folyamatábrák és munkafolyamatok között.
