Ha valaha adminisztratív pozícióban dolgozol, akkor lehet, hogy elkészíted a perceket. Ez nehezebb, mint gondolnád, hogy perceket írhatsz le. A percek átírása azt jelenti, hogy meg kell találni a megfelelő egyensúlyt a túl kevés megjegyzések és a túl sok megjegyzések között, amelyeket az ülésen vettél el. Ezen túlmenően nemcsak éles hallási készségeket, hanem jó szerkesztői érzékenységet kell gyakorolnia. Az alábbi útmutató követésével professzionális percátírást készíthet.
A találkozó után azonnal tegye meg a transzkripcióját. Könnyedén felidézheted, mi történt az ülésen.
Helyesen adja meg jegyzőkönyvét. Jegyezze fel az értekezlet résztvevőit, az értekezlet célkitűzéseit és az ülés időpontját. Tartalmazzon egy olyan kulcsot is, amely felsorolja a résztvevők kezdőbetűit a teljes nevük mellett, mivel minden alkalommal, amikor egy résztvevő beszél, előadhatod a nyilatkozataikat a kezdőbetűikkel.
Átírja az ülést időrendi sorrendjében. Osztjuk meg a megbeszéléseket / beszélgetéseket témák szerint, ha több témát is megvitattak az ülésen. Például, ha a vita a költségvetési aggályokról az emberi erőforrásokra változott, akkor a következő beszélgetést adja meg az alábbiak szerint: "A beszélgetés, mint az emberi erőforrás osztályra vonatkozó megfontolások …"
Meg kell különböztetni a fontos és lényegtelen megbeszéléseket az ülésen. Például, biztosan nem akarja átírni azokat a pillanatokat, amiket valaki elhagyott, és beszélt a személyes ügyekről. Ahelyett, hogy megemlítenénk, hogy a beszélgetés lejárt, írja el az "…" ellipsziseket vagy valami hasonlót: "Körülbelül egy órányi kapcsolat nélküli beszélgetés után …"
Mielőtt kinyomtatná, mentse a dokumentumot a merevlemezre (vagy flash meghajtóra). Egy perces átírás rögzíti a legtöbb üzleti döntés döntő részét, ezért elengedhetetlen, hogy ezeket a döntéseket a későbbi hivatkozáshoz mentse el.
tippek
-
Mindig ellenőrizze a helyesírást és a nyelvtudót, mielőtt elküldi percek átírását a főnöke. Kérdezze meg a főnököt, hogy van-e sablon, amelyet a percek átírásához használhat. Ha nem, kérdezze meg, hogy vannak-e korábbi percek átírása, amit a saját írása közben lehet hivatkozni.
Figyelem
Legyen rendkívül óvatos az esetleges kitörések rögzítésében. Ne említsük meg a kitörés mögötti személyt, de jelezzünk valamit: "Határozottan bátorították, hogy.." Ha valaha is biztos benne, hogy egy dicussiondal társít egy nevet, konzultáljon az ülés elnökével.
